Coordonnateur·trice aux événements et services aux expositions

À propos du Palais des congrès de Montréal

Accueillant plus de 350 événements par année, le Palais génère des retombées économiques, sociales et culturelles majeures pour les communautés du tourisme, des affaires et de la recherche. Véritable précurseur, le Palais a créé le Lab événementiel, qui réinvente les congrès main dans la main avec de jeunes entreprises parmi les plus innovantes de l’industrie. Chef de file en matière de développement durable et d’impact social, le Palais compte parmi les premiers centres de congrès au monde dont l’immeuble est carboneutre. Reconnu pour son engagement envers la relève, les arts et le milieu communautaire, le Palais déploie un environnement dynamique, novateur et tourné vers le futur. Visitez http://congresmtl.com.

Vos principales responsabilités

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice aux événements :

• Assister le client dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes et externes (aménagement, traiteur, service d’immeuble, accueil, etc.).
• Effectuer la tournée des salles pour vérifier la conformité des installations et des services inscrits au scénario.
• S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
• Évaluer, traiter et assurer, en cours d’événement, le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies. Informer tous les intervenants concernés (accueil, information, chargé de gestion d’événements, etc.) des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
• S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes, s’il y a lieu.
• Rédiger un rapport sur les observations notées en cours d’événement pour fin de transmission au chargé de gestion d’événements.

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice des services aux exposants :

• Effectuer en période de pré-événement (période de montage et d’installation), le traitement et la validation des commandes pour les services suivants : électricité, plomberie, télécommunications, nettoyage de stand, manutention, accrochage/pose d’enseigne, aménagement et autres.
• Coordonner les équipes de services (manutention, électricité, accrochage, télécommunications etc.) en lien avec les commandes à livrer  
• Effectuer les transactions dans le système Momentus, compléter les paiements, transmettre les requêtes et communiquer les particularités lors de certaines prises de commande au service concerné.
• Maximiser la vente des services auprès des exposants .
• Évaluer, traiter et assurer le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
• Assister les exposants dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes.
• S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
• Informer tous les intervenants concernés des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
• S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes s’il y a lieu.
• Rédiger un rapport sur  l’ensemble des activités du centre de services aux événements.    

Exigences

• DEC en technique de tourisme, en gestion hôtelière, en coordination d'événements ou de congrès ou tout autre programme d’études collégiales appropriées
• Trois (3) années d’expérience pertinente en coordination de services en milieu hôtelier, touristique ou événementiel
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée
• Bonne connaissance de la langue anglaise écrite
• Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
• Connaissance du logiciel Momentus, un atout

Compétences recherchées

• Habileté à travailler dans un environnement technologique (ou web) et à utiliser un terminal de vente
• Habileté à consolider des rapports de transactions journalières, un atout
• Excellentes aptitudes au service à la clientèle et au travail d’équipe
• Sens de l’organisation et des priorités
• Rigueur dans la vérification de l’information
• Capacité à travailler sous pression et à traiter une diversité d’informations
• Habileté à communiquer
• Souci du détail et respect des échéanciers
• Autonomie et entregent
• Très grande disponibilité selon un horaire variable (minimum 3 jours/semaine)

Ce qui vous sera offert

• Taux horaire : 27,95 $ majoré de 11,12 % (pour tenir lieu d’avantages sociaux)
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Programme d’aide aux employés
• Rabais pour les transports en commun
• Salle d’entrainement sur place
• Nombreuses activités du club social
• Du plaisir et des défis garantis
• Un leadership ouvert aux changements