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Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) vous avez un droit d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent et la possibilité de faire corriger ces renseignements s’ils sont inexacts, incomplets ou ambigus ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi.
Pour effectuer une telle demande, vous devez la formuler par écrit à la personne responsable au sein de la Société du Palais des congrès de Montréal (ci-après la « Société »).
Responsable de la protection des renseignements personnels
Sara Bergevin
Secrétaire corporative et directrice des affaires juridiques
159, rue Saint-Antoine Ouest, 9e étage
Montréal (Québec) H2Z 1H2
Courriel : [email protected]
Procédure
Vous trouverez la procédure à respecter pour présenter une demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent et la possibilité de faire corriger ces renseignements s’ils sont inexacts, incomplets ou ambigus ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi sur le site de la Commission d’accès à l’information. Des indications sur la protection des renseignements personnels ainsi que des lettres types y sont également disponibles pour vous aider dans la formulation de votre demande.
Restrictions et conditions
- Votre requête doit être suffisamment précise pour que le document qui vous intéresse puisse être identifié et repéré. Au besoin, la Société peut vous prêter assistance sur ce point.
- La Société n’a pas à créer de nouveau document, que ce soit par l’élaboration de calculs, de tableaux ou par toute autre manipulation, afin de répondre à une demande d’accès.
- Les décisions concernant l’accès aux renseignements personnels sont prises en fonction des restrictions et des dispositions applicables dictées par la loi.
- Seule une demande écrite offre la possibilité de contester la décision de la responsable devant la Commission d’accès à l’information.
- Certains documents peuvent être consultés à nos bureaux, sur rendez-vous, pendant les heures d’ouverture.
Le Palais des congrès est soucieux de la vie privée de chaque utilisateur (ci-après « Utilisateur ») et s’engage à la respecter. Cette politique a été formulée pour informer tout Utilisateur de l’engagement du Palais des congrès à cet effet.
La présente politique régit le contenu et le fonctionnement du Portail ainsi que toute application liée à un des sites du Portail et rendue disponible sur un appareil mobile tel un téléphone intelligent ou une tablette électronique (ci-après « Appareil mobile ») (le tout ci-après individuellement et collectivement désigné le « Site »), de même que l’utilisation autorisée que chaque Utilisateur peut en faire.
Tout Utilisateur accepte que la présente politique puisse être modifiée par le Palais des congrès en tout temps et sans préavis et qu’il soit lié par ces modifications. En conséquence, il est donc suggéré à l’Utilisateur de consulter régulièrement cette politique afin de prendre connaissance des conditions en vigueur. Voici les détails de cette politique.
1. Renseignements personnels
1.1 Collecte
Le Site ne comporte aucune technologie permettant de recueillir les renseignements personnels de l’Utilisateur contre son gré. L’Utilisateur est libre d’utiliser le Site, sujet aux modalités prévues aux Conditions générales d’utilisation des sites Internet du Palais des congrès et de ses filiales.
Aucun renseignement personnel n’est recueilli à moins d’avoir obtenu le consentement préalable de l’Utilisateur. Les seuls renseignements personnels que le Palais des congrès peut recueillir sont les renseignements que l’Utilisateur communique volontairement en écrivant directement à une adresse électronique mentionnée sur le Site, en participant à une promotion, en s’inscrivant à un service, en ouvrant un compte ou de toute autre manière similaire. Afin d’être en mesure de rendre le service demandé par l’Utilisateur, de lui ouvrir un compte ou de se conformer à la loi, le Palais des congrès se réserve le droit de demander à l’Utilisateur de fournir des renseignements personnels ou des pièces justificatives.
1.2 Utilisation
Les renseignements personnels sont traités et conservés de la même manière que toute autre communication directe avec la clientèle du Palais des congrès (courrier, appel téléphonique, etc.) dans le respect entier des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., ch. A-2.1).
Les renseignements personnels ne sont utilisés par le Palais des congrès que dans la mesure prévue par la loi. Ceci signifie que, à moins d’exceptions prévues par la loi, le Palais des congrès cherchera à obtenir le consentement de l’Utilisateur préalablement à toute utilisation de ces renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été communiqués.
Les renseignements personnels sont accessibles aux employés du Palais des congrès pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
1.3 Communication
Le Palais des congrès peut communiquer des renseignements personnels lorsque cela est requis par la loi ou une ordonnance provenant d’une autorité compétente.
Le Palais des congrès peut également communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services, incluant des fournisseurs de services travaillant à l’extérieur de la province de Québec et du Canada. Dans de tels cas, le Palais des congrès demeure responsable de la protection de la confidentialité des renseignements communiqués.
1.4 Conservation et destruction
Les renseignements personnels sont conservés par le Palais des congrès selon les règles du calendrier de conservation en vigueur.
Le Palais des congrès applique les mesures de sécurité adéquates afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire et confidentielle.
1.5 Droit d’accès et de rectification
Tout Utilisateur a le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus par le Palais des congrès qui le concernent. Si un renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, l’Utilisateur peut demander par écrit qu’il soit corrigé. Pour accéder aux renseignements personnels que le Palais des congrès détient, il faut en faire la demande.
2. L’information transmise automatiquement
Les informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas d’identifier l’utilisateur personnellement. Elles ne sont recueillies qu’en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet et sont utilisées à des fins statistiques uniquement.
L’Utilisateur doit savoir que dès qu’il accède au Site, automatiquement et sans qu’il ait à intervenir, un échange d’information s’effectue entre son ordinateur ou son Appareil mobile et les serveurs du Palais des congrès et de tierces parties. Cette information n’identifie pas l’Utilisateur personnellement.
L’information suivante est alors échangée :
Le nom de domaine Internet (par exemple, « compagnie.com » si l’Utilisateur utilise un compte privé d’accès Internet, ou « universite.edu » si son accès se fait par l’entremise d’une université) et son adresse IP (en général, une adresse IP est un numéro unique assigné à l’ordinateur ou à l’Appareil mobile quand il est relié à Internet et qui permet d’acheminer sans erreur les documents qui lui sont destinés);
Le type de navigateur et de système d’exploitation utilisés pour accéder au Site;
Les pages sur lesquelles l’Utilisateur navigue;
Si l’Utilisateur atteint un Site du Palais des congrès à partir d’un autre site, l’adresse de ce site (site référent);
Si l’Utilisateur est déjà venu sur un Site du Palais des congrès au cours des dernières semaines, il est alors possible d’identifier l’Utilisateur grâce à un témoin qui réside sur le disque dur de son ordinateur (voir 3).
le Palais des congrès utilise le service Google Analytics dans son Site. Google requiert dans sa politique de confidentialité, que le Palais des congrès transmette cette information :
« Ce site utilise Google Analytics, un service d’analyse de site internet fourni par Google Inc. (« Google »). Google Analytics utilise des cookies, qui sont des fichiers texte placés sur votre ordinateur, pour aider le site internet à analyser l’utilisation du site par ses utilisateurs. Les données générées par les cookies concernant votre utilisation du site (y compris votre adresse IP) seront transmises et stockées par Google sur des serveurs situés aux États-Unis. Google utilisera cette information dans le but d’évaluer votre utilisation du site, de compiler des rapports sur l’activité du site à destination de son éditeur et de fournir d’autres services relatifs à l’activité du site et à l’utilisation d’Internet. Google est susceptible de communiquer ces données à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent ces données pour le compte de Google, y compris notamment l’éditeur de ce site. Google ne recoupera pas votre adresse IP avec toute autre donnée détenue par Google. Vous pouvez désactiver l’utilisation de cookies en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur. Cependant, une telle désactivation pourrait empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités de ce site. En utilisant ce site internet, vous consentez expressément au traitement de vos données nominatives par Google dans les conditions et pour les finalités décrites ci-dessus. »
Cet échange d’information est nécessaire pour que le serveur transmette à l’Utilisateur un fichier compatible à l’équipement informatique qu’il utilise. Le Palais des congrès conserve par ailleurs l’information requise pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle de ses sites, les sites référents et le pays d’origine des internautes.
3. Les témoins (cookies)
Certains sites du Palais des congrès placent des témoins (cookies), permanents ou non, dans les disques durs de l’Utilisateur. Ces témoins servent notamment à faciliter la navigation en retenant le choix de langue de navigation. D’autres témoins permanents permettent, entre autres utilités, de savoir combien de fois un Utilisateur viendra naviguer sur l’un des sites du Palais des congrès sur une période de temps prédéterminée ou bien encore de recibler ce visiteur par la suite pour afficher sur Internet des publicités appropriés.
Pour que certains des sites du Palais des congrès fonctionnent correctement, il est indispensable que le fureteur utilisé accepte les fichiers témoins. Il est toutefois possible pour l’Utilisateur d’effacer ensuite les fichiers témoins de son ordinateur ou de son Appareil mobile sans que cela entrave le bon fonctionnement des sites du Palais des congrès sur son ordinateur.
4. Reciblage (remarketing)
Ce site utilise le service de reciblage de Google (ou Remarketing) qui permet à Google, grâce à l’usage de cookies, d’identifier les visiteurs qui ont été sur notre site et de les rejoindre avec de la publicité en ligne une fois qu’ils ont quitté le site. Par exemple, un Utilisateur qui aura visité la page sur l’organisation de salons pourra voir, sur d’autres sites Internet, une publicité pour l’organisation de salons au Palais. Pour en apprendre davantage sur cette fonctionnalité, visitez cette page: adwords.google.com. Si vous préférez ne pas faire l’objet d’un reciblage, vous êtes invités à visiter la page de Google Gestionnaire de préférences pour les annonces.