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Le Palais des congrès de Montréal, en collaboration avec ses partenaires Encore et GES, ainsi que des entreprises issues de CITÉ, son lab événementiel, prépare une reprise des affaires qui passera par l’organisation d’événements hybrides. Face aux enjeux sanitaires, les impératifs de sécurité et de distanciation sociale secouent l’industrie des congrès. Le Palais en profite pour transformer son offre événementielle afin d’y intégrer des composantes technologiques abordables qui compenseront les contraintes que vivent les conférenciers, exposants et visiteurs.
Un événement hybride est un rendez-vous qui se déroule à la fois en présentiel et de façon numérique. Il incorpore à un événement physique des composantes virtuelles en simultané ayant du contenu commun et des éléments interactifs. Il donne au public intéressé par un événement la possibilité d’y participer soit en personne, soit en ligne.
Idéales pour les événements prévoyant une baisse d’achalandage, ces solutions peuvent recréer des salles virtuelles où les conférenciers sont pris en charge à distance par des techniciens et des régisseurs offrant un soutien technique instantané. La tenue d’événements hybrides permet également les échanges en temps réel entre les intervenants et participants sur place et leurs homologues hors sites.
De plus, un studio de captation de contenu audiovisuel, comme des balados et des entrevues, pourra également être déployé au Palais. Le tout permettra de diffuser de manière professionnelle l’événement auprès des participants restés à distance ainsi que de créer des contenus de qualité.
Le Palais prévoit d’accueillir des expositions et salons publics en présentiel dès que la reprise sera autorisée. De nouvelles options réinventeront la formule des expositions pour en faire des événements partiellement numériques, car le Palais proposera également une plateforme d’exposition virtuelle où les exposants présenteront leurs produits et services à distance. Les possibilités d’échanges et de monétisation en temps réel se concrétiseront grâce à Livescale, une entreprise membre de CITÉ.
Grâce à l’expertise de ses partenaires et à son réseau d’affaires bien établi, le Palais joue un rôle de service-conseil important auprès de ses clients. Il les accompagne en offrant divers formats d’événements, dont des solutions technologiques exclusives, clés en main, développées par ses partenaires Encore (anciennement Freeman Audiovisuel Canada) et GES. Il peut également réaliser les idées proposées par des firmes spécialisées dans la planification de congrès ayant leurs propres solutions d’événements hybrides lorsque celles-ci répondent aux nouvelles exigences sanitaires et de distanciation physique.
Consultez le site du Palais pour plus d’information sur l’offre hybride intégrée.
Différents forfaits abordables sont donc offerts aux clients qui souhaitent ajouter des composantes virtuelles à leur événement. Accélérées par la crise, les tendances technologiques qui gagnaient en popularité ces dernières années deviennent ainsi la nouvelle norme pour l’industrie des congrès. Déployée initialement pour répondre aux enjeux engendrés par la COVID-19, l’offre hybride permettra d’amplifier la portée des événements en tout temps dans l’avenir. Fort de ses partenaires innovants, le Palais reste en excellente position pour tirer son épingle du jeu et poursuivre son développement de « palais des congrès du futur ».
En plus d’adapter son offre de service, les équipes du Palais travaillent d’arrache-pied afin de développer les protocoles et les normes sanitaires de demain. En collaboration avec les partenaires de l’industrie, aussi bien locaux qu’internationaux, et en concertation avec le gouvernement, le Palais met au point de nouvelles façons de faire rigoureuses qui visent à assurer la santé et la sécurité de ses employés et de ses visiteurs.
Bien que l’ajout de ces nouvelles options virtuelles puisse remettre en question la pertinence de tenir des rencontres en personne, le Palais reste optimiste. À court terme, une baisse de l’achalandage est à prévoir pour certains des événements inscrits au calendrier. Toutefois, l’histoire a démontré que la nécessité de se rencontrer en personne a surmonté plus d’une crise. Cette offre technologique agit donc en complément des services du Palais qui continuera d’accueillir des événements d’envergure, sources d’importantes retombées économiques et intellectuelles pour Montréal et le Québec.
Malgré les impacts indéniables de la COVID-19 sur les activités du Palais, la situation actuelle agit comme tremplin pour propulser de nouvelles opportunités technologiques qui nous permettront de nous distinguer sur la scène internationale. L’industrie des congrès ne fait qu’évoluer et le Palais est au-devant de cette transformation avec sa nouvelle offre hybride intégrée.
Robert Mercure
Président-directeur général du Palais des congrès de Montréal