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Un gala est un événement social formel que l’on reconnaît généralement à son élégance, sa sophistication et sa mission. Il est souvent organisé par des entreprises, des organismes ou des œuvres caritatives pour amasser des fonds, célébrer des réalisations ou honorer des individus. Un gala peut inclure un cocktail de réception, un repas, des discours, des performances artistiques ou encore une vente aux enchères. Il offre aux invité·e·s une occasion de se côtoyer, de réseauter, de contribuer à une cause ou de célébrer une étape importante.
En bref, un gala constitue un événement à fort potentiel qui se doit d’être bien pensé, qui ne peut pas être improvisé. Voici quelques conseils pour vous aider à organiser un gala.
Organiser un gala réussi nécessite une préparation soignée et une attention méticuleuse aux détails. Voici une liste des choses à faire lors du processus de planification :
Déterminez la raison d’être du gala. Est-ce réunir des fonds, honorer certains individus, célébrer une réalisation, ou une combinaison de ces éléments ? En outre, une bonne partie de cet exercice consiste à se demander : « comment est-ce que j’aimerais que mes convives se sentent ? »
Préparez un budget réaliste qui couvre tous les aspects de votre gala, y compris le lieu, le traiteur, le divertissement, la décoration, le marketing et les dépenses liées au personnel. (Voir ci-dessous pour plus d’information sur le budget.)
Sélectionnez une date qui correspond aux objectifs de votre organisation et qui ne tombe pas pendant les grandes vacances ou d’autres événements importants. Choisissez un lieu qui peut accueillir le nombre prévu de convives et qui offre l’ambiance et des services adaptés au thème du gala. À ce propos, le Palais des congrès de Montréal offre un grand choix d’options, des très grandes salles aux plus intimes.
Choisissez un thème qui reflète la mission du gala et qui interpellera votre public. Par le passé, parmi des thèmes de gala populaires, on a vu des soirées en noir et blanc, au casino, au Moulin Rouge et des bals masqués. Soyez créatif et réfléchissez à ce qui fonctionnerait bien avec vos participant·e·s. Si vous avez un code vestimentaire, assurez-vous de le préciser dans vos communications, car cela élimine les incertitudes des convives concernant le choix de la tenue. Intégrez votre thème dans tous les aspects de l’événement, y compris les invitations, la décoration, le divertissement et les activités.
Concevez et envoyez les invitations bien à l’avance pour donner aux invité·e·s suffisamment de temps pour répondre. Envisagez d’utiliser des invitations numériques pour économiser et simplifier le processus de réponse.
Sélectionnez un traiteur qui fournira des options de nourriture et de boissons de haute qualité, adaptées au thème du gala et aux préférences des invité·e·s. Tenez compte des restrictions et des préférences alimentaires lors de la planification du menu. Au Palais, l’expérience culinaire est au cœur de nos événements. Lorsque vous choisissez de tenir un événement au Palais, vous choisissez également de travailler avec Maestro Culinaire, un traiteur de premier plan qui offre un savoir-faire de classe mondiale et une connaissance approfondie du terroir québécois.
Prévoyez un divertissement qui s’harmonise au thème et à l’atmosphère du gala. Cela peut être un concert, un DJ, un conférencier ou des artistes de la scène. Assurez-vous que le divertissement prévu correspond aux attentes de vos invité·e·s. À Montréal, il existe notamment de nombreuses compagnies de cirque parmi lesquelles choisir !
Travaillez avec un décorateur ou un planificateur d’événements pour créer une ambiance qui amplifie le thème et bonifie l’expérience des convives. Veillez, entre autres, aux arrangements floraux, à la configuration des tables, à l’éclairage et à la signalisation. L’équipe audiovisuelle de TKNL, partenaire de longue date du Palais, compte dans ses rangs des experts en organisation de galas, qui carburent à l’innovation technologique et à la créativité.
S’il y a lieu, planifiez et coordonnez des enchères, des tirages ou d’autres activités de collecte de fonds pour faire participer les invité·e·s et réunir des fonds pour votre cause.
Coordonnez le transport, le stationnement, la sécurité et les autres aspects logistiques pour assurer une expérience fluide et sans accroc aux invité·e·s. Réfléchissez à l’accessibilité pour vos participant·e·s. Comment arriveront-ils ? Par les transports en commun ? En voiture ? Profitez-en pour démontrer votre conscience environnementale en encourageant vos invité·e·s à utiliser des modes de transport durables.
Mettez en place une stratégie de marketing et de promotion pour générer de l’effervescence et attirer les participant·e·s. Utilisez les réseaux sociaux, le marketing par courriel, les communiqués de presse et des partenariats pour atteindre votre public cible. À cette étape de l’organisation, le moment est probablement venu de vous associer avec les membres les plus influents de votre communauté pour donner du poids à votre événement.
Recrutez et formez du personnel et des bénévoles pour aider avec divers aspects du gala, dont l’inscription, l’assistance aux invité·e·s, le vestiaire et le nettoyage après coup.
Développez un plan pour les activités post-événement, incluant le suivi auprès des participant·e·s (par exemple, comment comptez-vous partager les photos et vidéos de l’événement ?), la manière de remercier les donateurs et donatrices, et l’évaluation du succès de l’événement.
Organiser un gala implique d’évaluer et de gérer soigneusement divers frais qui doivent s’intégrer dans le budget prévu. Voici quelques considérations à garder à l’esprit à ce sujet.
Le coût de la location du lieu dépendra de facteurs tels que l’emplacement, la taille, les services et la date de l’événement.
Les coûts en nourriture et boissons peuvent varier selon le menu, le niveau de service et le nombre de convives.
Ces frais dépendront du genre de divertissement sélectionné, parmi les groupes de musiciens, les DJ, les conférenciers et conférencières, et autres artistes de la scène. Tenez compte de facteurs tels que les honoraires, la location d’équipement et les frais de voyage lors de la budgétisation de ce poste.
Évaluez le budget pour les dépenses de décor et d’éclairage, y compris les arrangements floraux, la configuration des tables, les nappes, les centres de table, les luminaires et les accessoires. Travaillez avec des fournisseurs pour créer une atmosphère de gala visuellement impressionnante en respectant le budget alloué. À ce titre, le Palais entretient par exemple une étroite collaboration avec GES Canada, leader canadien en location de mobilier et en planification de décoration événementielle. Le Palais offre également les services professionnels de TKNL qui fourniront le soutient technique nécessaire pour mettre en lumière les éléments importants dans votre gala.
Prévoyez des fonds pour les activités de marketing et la promotion afin de générer de la notoriété et d’attirer des participant·e·s au gala. Votre budget devra inclure de l’impression, de la publicité, du marketing numérique et des cadeaux promotionnels.
Incluez les dépenses liées au personnel et aux bénévoles, y compris les salaires, la formation, les uniformes et tout avantage ou incitatif pour les bénévoles.
Incluez également toutes les autres dépenses qui peuvent survenir lors de la planification et de la tenue du gala, notamment le transport, le stationnement, la sécurité, les assurances, les permis, etc.
Les professionnels de l’événementiel savent qu’ils doivent s’attendre à l’inattendu. Assurez-vous d’avoir un fonds de prévoyance pour couvrir les dépenses imprévues et relever les défis qui peuvent survenir pendant la planification ou durant le gala lui-même.
Favoriser la durabilité devient de plus en plus important dans la planification d’événements. Voici quelques conseils qui vous seront utiles pour organiser un gala respectueux de l’environnement.
Choisissez un lieu qui privilégie la durabilité, comme des bâtiments certifiés LEED ou des lieux ayant mis des initiatives vertes en place. Considérez des facteurs tels que l’efficacité énergétique, la gestion des déchets, les programmes de recyclage et les pratiques écologiques. Le Palais est l’un des premiers centres de congrès en Amérique à avoir un bâtiment carboneutre, sans compter ses autres initiatives de développement durable, dont l’agriculture urbaine, la compensation carbone, le recyclage et bien plus encore.
Mettez en œuvre des stratégies pour limiter la production de déchets lors de l’événement, grâce à l’utilisation d’invitations et d’inscriptions numériques, à une utilisation minimale du papier et à l’installation de bacs de recyclage et de compostage pour les invité·e·s.
Travaillez avec des traiteurs — comme le partenaire alimentaire exclusif du Palais Maestro Culinaire — qui utilisent des ingrédients locaux et de saison et de la vaisselle réutilisable. Limitez le gaspillage alimentaire en estimant précisément la quantité de nourriture nécessaire et en faisant don de l’excédent à des œuvres de charité locales.
Encouragez les invité·e·s à faire du covoiturage ou à prendre les transports en commun, ou fournissez des services de navette électrique pour réduire les émissions de carbone dues au transport lié à l’événement. Rappelons que le Palais est directement relié à plus de 4 000 chambres d’hôtel se trouvant à moins de 10 minutes à pied.
Utilisez des options de décoration durables telles que des matériaux réutilisables ou biodégradables, un éclairage à DEL et des plantes en pot qui peuvent être réutilisées ou données après l’événement.
Envisagez de compenser l’empreinte carbone du gala en investissant dans des projets de compensation carbone ou en faisant un don à des organismes environnementaux qui soutiennent des initiatives de reforestation ou d’énergie renouvelable. En collaboration avec Planetair, un leader dans la sensibilisation aux changements climatiques et la compensation d’émissions de gaz à effet de serre (GES), le Palais a par exemple mis au point « Palais Boréal », un programme novateur pour tenir des événements carboneutres.
Sensibilisez les participant·e·s à une approche durable en intégrant des éléments éducatifs dans votre programme, comme des conférences par des spécialistes des enjeux environnementaux ou sociaux, de l’affichage interactif ou de la documentation informative.
Après le gala, jetez de façon adéquate ou réutilisez les matières résiduelles, ou faites don des articles réutilisables à des organismes communautaires locaux. Évaluez l’impact environnemental de votre événement pour identifier les points à améliorer lors de futurs événements.
Un gala doit se concentrer sur l’expérience des participant·e·s. Un bon gala fera sourire les gens ; un grand gala leur donnera le sentiment d’être honoré·e·s tout en suscitant leur émerveillement. Ces événements — qu’il s’agisse d’une collecte de fonds ou d’un gala purement pour le plaisir — nécessitent une planification, une budgétisation et une coordination minutieuses pour garantir une expérience enrichissante. En suivant une liste de planification exhaustive, en tenant compte de tous les frais et en privilégiant une approche durable, les organisateurs et organisatrices d’événements peuvent créer un gala mémorable qui atteint ses objectifs et qui touche les participant·e·s tout en contribuant positivement à la communauté et à l’environnement.
Le Palais offre un choix imbattable de salles polyvalentes et d’équipements de pointe idéaux pour l’organisation de galas. Nos services de planification, reconnus à l’international, peuvent s’adapter à tout événement, peu importe sa taille ou son format. Nous sommes une extension naturelle de votre équipe et le Palais a la réputation d’offrir un service impeccable. Alors, êtes-vous prêt à commencer à planifier ? Avez-vous d’autres questions à propos de l’organisation d’un gala ? Pour avoir des réponses, remplissez notre formulaire de demande d’information ou contactez notre équipe par courriel à [email protected], ou par téléphone au (+1) 514-871-8122 ou 1-800-268-8122 (sans frais au Canada).