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Notre politique
Collecte et utilisation
Accessibilité
Consentement
Fichiers témoins
Conservation
Notre politique de protection des renseignements personnels et confidentiels
Vos renseignements personnels peuvent nous aider à mener à bien nos activités commerciales et la réalisation de notre mission. C’est pourquoi, nous sommes susceptibles d’en recueillir notamment, mais sans limitation, lors de votre visite sur notre site internet ou dans le cadre de transactions commerciales. À ces fins, il nous importe d’assurer le respect de votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels
Notre politique a pour objectif de définir l’encadrement relatif à la protection des renseignements personnels en s’appuyant sur les obligations légales définies notamment par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi que sur le Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique.
Les renseignements personnels
Il s’agit de tous les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Ils peuvent inclure sans y être limités, nom et prénom, date de naissance, adresse résidentielle, numéros de téléphone, numéro d’assurance sociale, adresse électronique, identité de genre, appartenance à un groupe, mode de vie ou information sur l’état de santé et toutes autres informations contenues dans un profil créé en vue d’ouvrir un compte sur un portail web.
Les renseignements personnels que nous collectons et leur utilisation
Nous pourrons utiliser tous moyens nécessaires aux fins de la collecte des renseignements personnels y compris par des formulaires papiers et électroniques, par le site web ou toute autre plateforme technologique, ou par prise de renseignements par téléphone.
Il est possible que nous procédions à la collecte de vos renseignements personnels pour les usages suivants (liste non exhaustive) :
- Pour fournir une prestation de service et tout autre service complémentaire ;
- Pour améliorer l’offre de services ;
- Pour contrôler la qualité du service à la clientèle et prévenir les erreurs et les cas de fraudes ;
- Pour confirmer l’identité d’une personne physique et répondre à toute demande d’information de cette dernière ;
- Pour exploiter et améliorer notre site web en tenant compte des habitudes d’utilisation des utilisateurs ;
- Pour recueillir le dépôt de candidatures relativement aux postes à combler au sein de notre organisation ;
- Pour répondre aux exigences de la règlementation en vigueur.
Qui peut utiliser vos renseignements personnels ?
Un renseignement personnel est accessible à toute personne qui a qualité pour le recevoir au de la Société du Palais des congrès de Montréal (la « Société ») lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Tout notre personnel et nos sous-traitants, lorsque cela est nécessaire, sont susceptibles d’avoir accès aux renseignements personnels.
Nous nous engageons :
- À ne pas communiquer les renseignements personnels d’une personne physique à des tiers autrement que conformément aux conditions énoncées précédemment ;
- À ne pas vendre les renseignements personnels d’une personne physique à des tiers.
Le consentement
Sous réserve de l’obtention préalable de votre consentement manifeste, libre et éclairé, nous pourrons collecter, utiliser, communiquer et conservervos renseignements personnels. À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement, le tout sous réserve de certaines exceptions prévues dans la règlementation. Les renseignements personnels concernant une personne physique âgée de moins de 14 ans ne seront pas recueillis auprès de celle-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur ou de la tutrice.
Qui peut demander votre consentement ?
- Un·e représentant·e de la Société pour des fins contractuelles ou commerciales ;
- Un·e représentant·e de la Direction des ressources humaines de la Société pour ouvrir un dossier employé·e suivant une embauche et effectuer des vérifications d’antécédents judiciaires ou de crédit, selon le cas;
- Un·e représentant·e de la Société ou par un·e prestataire de services autorisé·e par cette dernière pour l’achat d’un produit ou d’un service offert par la Société.
Les fichiers témoins ou « cookies »
Nos services web utilisent des fichiers témoins. Quiconque utilise nos services web consent à cette utilisation. Les fichiers témoins servent à la gestion des connexions et des sessions ainsi qu’à personnaliser nos services web en fonction de votre navigation et de vos préférences.
Il est possible de régler votre navigateur ou votre appareil afin de refuser ou supprimer, après un enregistrement, les témoins. Les étapes de refus ou de suppression sont à retrouver dans la rubrique « Aide » de votre navigateur ou de votre appareil.
Qu’est-ce qu’un fichier témoin ?
Il s’agit de petits fichiers de données inscrits sur la mémoire d’un ordinateur ou d’un appareil mobile d’une personne physique lorsque cette dernière visite un site web ou une application. Ils sont utilisés dans le but d’accroître l’expérience d’utilisateur grâce à l’enregistrement de certaines données, telles que les préférences de navigation, la fréquence des visites, etc.
Comment sont conservés vos renseignements personnels ?
Les renseignements personnels et confidentiels que nous collectons sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins des services demandés et aux exigences légales et réglementaires applicables. Lorsque vos renseignements personnels collectés ne sont plus nécessaires, ils sont détruits conformément à la Politique de gestion documentaire de la Société (POL 44-10). Dans certains cas, nous pourrons anonymiser les renseignements personnels conservés.
À qui revient la responsabilité de la gestion et de la conservation de vos renseignements personnels ?
La Société est responsable des renseignements personnels qu’elle possède ou qui se trouvent sous sa garde, y compris les renseignements qu’elle confie à des tiers aux fins de fournir des prestations de services. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent ces renseignements personnels selon les normes les plus strictes de confidentialité et de sécurité ainsi que conformément à la règlementation en vigueur dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
La sécurité
Nous avons mis en œuvre plusieurs mesures de sécurité à l’égard des renseignements personnels et données confidentielles que nous détenons afin de vous protéger contre la perte, le vol et de prévenir l’accès, la transmission, l’utilisation ou la modification non autorisés de vos renseignements personnels à travers sept mesures :
- L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ;
- Un environnement informatique sécurisé ;
- Une gestion des accès aux renseignements personnels ;
- La formation et sensibilisation du personnel de la Société ;
- Un engagement des fournisseurs de la Société à l’égard de la protection des renseignements personnels et confidentiels ;
- La sécurité physique et technologique des renseignements personnels ;
- La gestion des incidents impliquant un renseignement personnel.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre politique de la page 10 à 12.
Vos droits
Toute personne physique peut nous contacter afin de consulter, faire corriger, vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels que nous détenons à son sujet ou produire une demande dans le but d’assurer une destruction de ses renseignements personnels. Des exceptions à ce droit peuvent s’appliquer pour des motifs légaux ou de sécurité.
Nous nous engageons à répondre aux questions et préoccupations de toute personne physique en ce qui concerne la protection de ses renseignements personnels.
Toute demande ou plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée et adressée à la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci- dessous :
Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels
Sara Bergevin
Secrétaire corporative et directrice des affaires juridiques
159, rue Saint-Antoine Ouest, 9e étage Montréal (Québec) H2Z 1H2
Courriel : [email protected]
Notre Politique est entrée en vigueur le 8 décembre 2023 suivant son adoption par le comité interne de protection des renseignements personnels et le conseil d’administration de la Société.
Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique en tout temps. Toute modification sera publiée sur nos différentes plateformes web.
1. Les témoins (cookies)
Certains sites du Palais des congrès placent des témoins (cookies), permanents ou non, dans les disques durs de l’Utilisateur. Ces témoins servent notamment à faciliter la navigation en retenant le choix de langue de navigation. D’autres témoins permanents permettent, entre autres utilités, de savoir combien de fois un Utilisateur viendra naviguer sur l’un des sites du Palais des congrès sur une période de temps prédéterminée ou bien encore de recibler ce visiteur par la suite pour afficher sur Internet des publicités appropriés.
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