Centre de solutions créatives, vitrine du savoir-faire et du savoir-être montréalais, le Palais des congrès de Montréal fait rayonner les événements d’envergure qu’il accueille depuis 1983. Générant d’importantes retombées économiques, sociales et intellectuelles, il encourage l’innovation et agit à titre de vecteur de progrès pour la métropole et le Québec. Le Palais se veut résolument engagé envers le développement durable et multiplie les initiatives concrètes et novatrices pour en faire un élément central de son développement des affaires. Bénéficiant d’un taux de satisfaction client parmi les plus élevés au monde, le Palais contribue activement au rayonnement international de Montréal, la ville accueillant le plus d’événements internationaux dans les Amériques pour la neuvième année consécutive. Visitez http://congresmtl.com.
Sommaire
Assurer la coordination des services planifiés lors de la tenue d’événements et d’expositions.
Vos principales responsabilités
En tant que coordonnateur ou coordonnatrice aux événements :
- Assister le client dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes et externes (aménagement, traiteur, service d’immeuble, accueil, etc.).
- Effectuer la tournée des salles pour vérifier la conformité des installations et des services inscrits au scénario.
- S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
- Évaluer, traiter et assurer, en cours d’événement, le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
- Informer tous les intervenants concernés (accueil, information, chargé de gestion d’événements, etc.) des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
- S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes, s’il y a lieu.
- Rédiger un rapport sur les observations notées en cours d’événement pour fin de transmission au chargé de gestion d’événements.
En tant que coordonnateur ou coordonnatrice des services aux exposants :
- Effectuer en période de pré-événement (période de montage et d’installation), le traitement et la validation des commandes pour les services suivants : électricité, plomberie, télécommunications, nettoyage de stand, manutention, accrochage/pose d’enseigne, aménagement et autres.
- Coordonner les équipes de services (manutention, électricité, accrochage, télécommunications, etc.) en lien avec les commandes à livrer.
- Effectuer les transactions dans le système Momentus, compléter les paiements, transmettre les requêtes et communiquer les particularités lors de certaines prises de commande au service concerné.
- Maximiser la vente des services auprès des exposants.
- Évaluer, traiter et assurer le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
- Assister les exposants dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes.
- Inspecter et contrôler les salles d’expositions afin de s’assurer que la conformité des installations et des services requis sont livrés facturés et utilisés conformément aux besoins.
- S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur. S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes s’il y a lieu.
- Rédiger un rapport sur l’ensembles des activités du centre de services aux événements
Exigences
- DEC en technique de tourisme, en gestion hôtelière, en coordination d'événements ou de congrès ou tout autre programme d’études collégiales appropriées
- Trois (3) années d’expérience pertinente en coordination de services en milieu hôtelier, touristique ou événementiel
- Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée
- Bonne connaissance de la langue anglaise écrite
- Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
- Connaissance du logiciel Momentus, un atout
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Compétences recherchées
- Habileté à travailler dans un environnement technologique (ou web) et à utiliser un terminal de vente
- Habileté à consolider des rapports de transactions journalières, un atout
- Excellentes aptitudes au service à la clientèle et au travail d’équipe
- Sens de l’organisation et des priorités
- Rigueur dans la vérification de l’information
- Capacité à travailler sous pression et à traiter une diversité d’informations
- Habileté à communiquer
- Souci du détail et respect des échéanciers
- Autonomie et entregent
- Très grande disponibilité selon un horaire variable (minimum 3 jours/semaine)
Ce qui vous sera offert
- Taux horaire : 32,03$ majoré de 11,12 % (pour tenir lieu d’avantages sociaux)
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Programme d’aide aux employés
- Rabais pour les transports en commun
- Nombreuses activités du club social
- Du plaisir et des défis garantis
- Un leadership ouvert aux changements
