Coordonnateur ou coordonnatrice aux événements et services aux exposants - Palais des congrès de Montréal

Coordonnateur ou coordonnatrice aux événements et services aux exposants

  • Direction, événements et expérience client

  • Événementiel

Nous sommes à la recherche de gens qui, comme vous, sont passionnés, organisés et qui aiment le travail d’équipe.

Vous vous démarquez par votre sens de l’organisation et votre service à la clientèle? Et vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique?

Ce poste est pour vous !!

Joignez-vous à notre équipe du Palais des congrès de Montréal en tant que coordonnateur ou coordonnatrice aux événements et services aux exposants.

Vos principales responsabilités

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice aux événements :

  • Assurer la coordination des services planifiés lors de la tenue d’évènement.
  • Assister le client dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes et externes (aménagement, audiovisuel, traiteur, service d’immeuble, accueil, etc.).
  • Effectuer la tournée des salles pour vérifier la conformité des installations et des services inscrits au scénario.
  • S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
  • Évaluer, traiter et assurer, en cours d’événement, le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies. Informer tous les intervenants concernés (accueil, information, chargé de gestion d’événements, etc.) des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
  • S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes, s’il y a lieu.
  • Rédiger un rapport sur les observations notées en cours d’événement pour fin de transmission au chargé de gestion d’événements.

En tant que coordonnateur ou coordonnatrice des services aux exposants :

  • Assurer la coordination des services (planifiés et non planifiés) lors de tenue d’expositions dans le cadre des événements.
  • Effectuer en période de pré-événement (période de montage et d’installation) et post événement, l’ouverture, la fermeture, le traitement et la validation des commandes pour les services suivants : électricité, plomberie, télécommunications, nettoyage de stand, manutention, accrochage/pose d’enseigne, aménagement et autres.
  • Effectuer les transactions dans le système EBMS, compléter les paiements, transmettre les requêtes et communiquer les particularités lors de certaines prises de commande au service concerné. Maximiser la vente des services auprès des exposants et des promoteurs.
  • Évaluer, traiter et assurer le suivi des demandes additionnelles selon les directives établies.
  • Assister les exposants et le promoteur dans le suivi des engagements formulés par les fournisseurs internes et externes.
  • Inspecter et contrôler les salles d’expositions afin de s’assurer que la conformité des installations et des services requis sont livrés, facturés et utilisés conformément aux besoins.
  • S’assurer que les installations sont sécuritaires et respectent les règles et directives en vigueur.
  • Informer tous les intervenants concernés des modifications apportées au scénario et incidences sur les processus opérationnels.
  • S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes s’il y a lieu.
  • Rédiger un rapport sur les observations notées en cours de montage ou démontage pour fins de transmission au chargé de gestion d’événements.

Compétences recherchées

  • Habileté à travailler dans un environnement technologique (ou web) et à utiliser un terminal de vente
  • Habileté à consolider des rapports de transactions journalières, un atout
  • Excellentes aptitudes au service à la clientèle et au travail d’équipe
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Rigueur dans la vérification de l’information
  • Capacité à travailler sous pression et à traiter une diversité d’informations
  • Habileté à communiquer
  • Souci du détail et respect des échéanciers
  • Autonomie et entregent
  • Très grande disponibilité selon un horaire variable (minimum 3 jours/semaine)

Exigences

  • DEC en techniques d’administration (option tourisme, gestion hôtelière) ou tout autre programme d’études collégiales appropriées
  • Trois (3) années d’expérience pertinente en coordination de services en milieu hôtelier, touristique ou événementiel
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée
  • Bonne connaissance de la langue anglaise écrite
  • Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
  • Connaissance du logiciel EBMS, un atout

Ce qui vous sera offert

  • Taux horaire : 26,08 $ majoré de 11,12 % (pour tenir lieu d’avantages sociaux)
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • Horaire variable en fonction des événements
  • Disponibilité minimale de 3 journées par semaine
  • Programme d’aide aux employés
  • Rabais pour les transports en commun
  • Salle d’entrainement sur place
  • Nombreuses activités du club social
  • Du plaisir et des défis garantis
  • Un leadership ouvert aux changements