Agent ou agente, services aux exposants - Palais des congrès de Montréal

Agent ou agente, services aux exposants

  • Direction, événements et expérience client

  • Temps plein (35h)

Accueillant plus de 350 événements par année, le Palais génère des retombées économiques, sociales et culturelles majeures pour les communautés du tourisme, des affaires et de la recherche. Véritable précurseur, le Palais a créé le Lab événementiel, qui réinvente les congrès main dans la main avec de jeunes entreprises parmi les plus innovantes de l’industrie. Chef de file en matière de développement durable et d’impact social, le Palais compte parmi les premiers centres de congrès au monde dont l’immeuble est carboneutre. Reconnu pour son engagement envers la relève, les arts et le milieu communautaire, le Palais déploie un environnement dynamique, novateur et tourné vers le futur. Visitez http://congresmtl.com.

Sommaire

Assurer la gestion des commandes de services (électricité, plomberie, télécommunication, nettoyage de stands, manutention, accrochage/pose d’enseigne, sécurité, etc.) avec les exposants autant en mode préparatoire que sur le site pendant les événements.

Principales responsabilités

  • Assurer la gestion des appels téléphoniques, courriel et en personne en offrant un services conseil aux exposants sur les services offerts en collaboration avec les services internes concernées.
  • Offrir un support aux exposants sur toutes problématiques liées à leur commande portail (soutien technique ou services conseils)
  • Effectuer la mise en page dans le système Ungerboeck du portail des exposants de chaque exposition pour la mise en ligne sur le site Web.
  • Saisir les commandes de services dans le système Ungerboeck, vérifier et valider la conformité et transmettre la confirmation aux requérants ainsi qu’aux services internes
  • Valider, inscrire et corriger les informations relatives aux commandes ainsi qu’à la fermeture des bons de travail dans le système Ungerboeck.
  • Percevoir, traiter les paiements, réaliser la balance pour procéder à la fermeture des lots et au besoin contacter les clients.
  • Précédent la période de montage d’un événement, préparation du dossier complet de l’événement (transposition de toutes les commandes sur le plan d’exposition)  
  • Effectuer toutes nouvelles transactions durant le montage dans le système Ungerboeck, transmettre les requêtes et communiquer les particularités lors de certaines prises de commande au service concerné.
  •  Maximiser la vente des services auprès des exposants et des promoteurs.
  •  Évaluer, traiter et assurer le suivi des demandes additionnelles selon les directives  établies.
  • Inspecter et contrôler les salles d’expositions afin de s’assurer de la conformité des installations et que les services requis sont livrés, facturés et utilisés conformément aux besoins.
  • S’assurer de la satisfaction de la clientèle et traiter les plaintes s’il y a lieu.
  • Rédiger un rapport sur les interventions intervenues encours de montage pour fins de transmission aux chargés de gestion d’événements.

        Compétences recherchées:

  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise parlées et écrites 
  • Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
  • Bonne connaissance d’un système de technologie de gestion de relation client (CRM), un atout Ungerboeck.
  • Excellentes aptitudes au service clientèle et au travail d’équipe
  • Aptitude à exécuter des tâches complexes reliées à l’établissement des dossiers, à la recherche, à l’analyse et à la production de documents
  • Rigueur dans la vérification de l’information
  • Gestion des priorités et des délais
  • Autonomie, flexibilité et disponibilité
  • Capacité à travailler sous pression
  • Capacité d’adaptation et gestion de problèmes
  • Aptitude en vente

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires « Secondaire V » et huit (8) ans d'expérience pertinente
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise parlées et écrites
  • Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office
  • Bonne connaissance d’un système de technologie de gestion de relation client (CRM), un atout Ungerboeck.

Ce qui vous sera offert·

  • Rémunération selon vos expériences – l’échelle salariale est de 45 634,43$ à 52 379,03$
  • Horaire de 35h par semaine (formule hybride télétravail-bureau)
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • 20 jours de vacances par année
  • 9 journées de congé pour maladie
  • Cellulaire fourni
  • Programme d’aide aux employés
  • Rabais pour les transports en commun
  • Salle d’entrainement sur place
  • Nombreuses activités du club social
  • Du plaisir et des défis garantis
  • Des activités de formation et de perfectionnement