Adjoint administratif ou adjointe administrative, réceptionniste - Palais des congrès de Montréal

Adjoint administratif ou adjointe administrative, réceptionniste

  • Vice-présidence des finances et de l'administration

  • Temps plein (35h)

Nous sommes à la recherche de gens qui, comme vous, sont passionnés, organisés et qui aiment le travail d’équipe.

Vous vous démarquez par votre sens de l’organisation et votre service à la clientèle? Et vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique?

Ce poste est pour vous !!

Joignez-vous à notre équipe du Palais des congrès de Montréal en tant qu’adjoint administratif ou adjointe administrative, réceptionniste.

Vos principales responsabilités

  • Répondre aux appels téléphoniques logés au numéro général du Palais des congrès.
  • Fournir des renseignements généraux et en lien aux événements en cours ou à venir ou diriger les appels aux personnes appropriés.
  • Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs de façon professionnelle et courtoise tout en assurant un service à la clientèle exemplaire.
  • Assister les membres de la direction générale en offrant des services de soutien administratif selon les besoins et à d’autres membres de la société.
  • Rédiger et préparer différentes communications à partir d’indications (lettres, courriels, notes de services etc.).
  • Effectuer la préparation, la mise en page et la mise à jour de divers documents.
  • Effectuer la mise à jour de la section de Direction générale sur Vecteur (Intranet).
  • Effectuer la veille et la diffusion des activités/événements à venir de différentes associations auprès du personnel d’encadrement et procéder aux inscriptions.
  • Faire la création et la mise à jour de fiches contacts dans le CRM, faire les affiliations aux différents groupes et campagne. 
  • Générer des listes et des rapports.
  • Préparer et faire approuver les différentes demandes de réclamation (voyages, dépense, frais de représentation et compléter les rapports administratifs associés) pour la direction générale ou la vice-présidence finance et administration.
  • Effectuer des suivis sur des dossiers en cours et projets spéciaux. Procéder à l’ouverture et l’archivage de dossiers dans le système de gestion documentaire.           
  • Effectuer l’ouverture des comptes fournisseurs, la création des bons de comptes de commandes, la conciliation et les validations nécessaires des factures de la Direction générale.
  • Organiser et initier des démarches concernant la gestion des billets de courtoisie.
  • Recevoir, trier et remettre les documents, les envois ou le courrier aux personnes concernées.
  • Préparer, au besoin, les enveloppes et colis expédiés par messager.

Compétences recherchées

  • Excellentes aptitudes au service à la clientèle
  • Rigueur dans la vérification de l’information, souci de la qualité du travail
  • Excellente habileté à communiquer verbalement
  • Bonne habileté rédactionnelle
  • Habileté à traiter avec une diversité de personnes
  • Aptitudes à exécuter des tâches complexes reliées à l’établissement de dossiers, à la recherche, à l’analyse et à la production de documents.
  • Attitude professionnelle
  • Débrouillardise et entregent
  • Respect de la confidentialité
  • Tolérance au stress

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires « Secondaire V » et huit (8) ans d'expérience pertinente
  • OU
  • Diplôme d’études collégiales « DEC » dans un domaine approprié et cinq (5) ans d'expérience pertinente
  • Très bonne connaissance de langue française et anglaise parlée
  • Bonne connaissance des langues française et anglaise écrites
  • Bonne connaissance des logiciels de Microsoft Office
  • Connaissance du fonctionnement d’un système téléphonique à lignes multiples

Ce qui vous sera offert

  • Horaire de 35h par semaine
  • Rémunération selon vos expériences – l’échelle salariale est de 40 543,47$ A 47 000,99$
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • 20 jours de vacances par année
  • 9 journées de congé pour maladie
  • Cellulaire fourni
  • Programme d’aide aux employés
  • Rabais pour les transports en commun
  • Salle d’entrainement sur place
  • Nombreuses activités du club social
  • Du plaisir et des défis garantis
  • Un leadership ouvert aux changements