De la bonne idée à la réalité : la création d’une exposition publique

*Texte issu de l’édition mai 2018 du magazine ExpoMag

Les gens qui entretiennent une passion, quelle qu’elle soit, apprécient toujours de la partager avec leurs pairs dans une exposition publique. Assister à des conférences, collectionner des articles, rencontrer des fans ou des vedettes et même se costumer font partie des plaisirs associés à ces moments partagés.

Souvent, lorsque cet événement n’existe pas encore, des passionnés se lancent dans l’aventure de réaliser ce rêve, et c’est tant mieux pour tous les fans! Que l’on parle d’activités physiques, de hobbys ou d’intérêts comme l’environnement ou le plein air, tous les sujets ou nouvelles tendances peuvent générer des événements courus.

Puisque ces gens ne sont souvent pas des experts en planification et en organisation d’événements, il est essentiel d’obtenir du soutien. Heureusement, il y a de l’aide disponible auprès de plusieurs partenaires comme les offices de tourisme, les centres de congrès et d’exposition ou les fournisseurs de services, en audiovisuel ou en décoration par exemple. L’organisation d’événement, c’est un travail d’équipe et les différents joueurs sont toujours heureux de participer à la création d’un nouveau projet.

EMPLACEMENT, EMPLACEMENT, EMPLACEMENT

Pour qu’un événement soit couru, il faut qu’il soit accessible. En fonction de votre public-cible, déterminez si vous avez besoin d’accès à un stationnement, au transport en commun ou aux deux! Est-ce que l’exposition présentera des objets lourds ou volumineux? Si oui, trouvez un endroit où les plafonds sont élevés et la capacité portante des planchers suffisante. Si vous désirez organiser un événement écoresponsable, trouvez un site certifié qui offre ce type de support.

IMG_5484

Les locateurs d’espaces ont souvent en main des outils pour guider les nouveaux promoteurs dans le développement de leurs activités. Cela peut prendre la forme de documents informatifs qui renseignent les intéressés sur les différents aspects à prévoir lors du démarrage du projet. Par exemple, il faut savoir qu’un promoteur d’événement doit être dûment incorporé en vertu d’une loi provinciale ou fédérale. Une entreprise étrangère doit être dûment enregistrée dans son pays d’origine. Parmi les étapes, il faut :

  • Déterminer :
    • les dates préférées pour la tenue de l’événement (prévoir quelques options)
    • les journées privilégiées de la semaine
    • les besoins en salles : nombre et superficie
    • le type de montage des salles : théâtre, école, etc.
    • le type de kiosques de dimension 10 x 10
    • le nombre de jours requis estimés : montage, exposition, démontage
  • Évaluer le nombre d’exposants – Définir la structure de l’événement :
    • Exposition seulement
    • Exposition avec conférences/ateliers
    • Exposition avec démonstrations
    • Exposition avec concessions alimentaires
  • Choisir le type de billetterie:
    • Sans billetterie
    • Avec billetterie sur place seulement
    • Avec billetterie sur place et achat en ligne
  • Avoir pris connaissance des informations se trouvant sur le site Web du lieu souhaité
  • Définir le budget global, incluant celui de la location de salle

Avec cette esquisse générale de l’événement souhaité, on peut faire la recherche d’espaces disponibles pour la tenue et, au besoin, des visites de repérage afin de choisir le bon site.

IMG_5452

Une fois l’idée générale de l’événement développée, le lieu trouvé et les démarches entreprises pour boucler la programmation, il faut commencer à songer aux détails logistiques et à la promotion. Plus spécifiquement :

  • Déterminer les besoins en :
    • services (accrochage, plomberie, électricité, manutention de marchandise, etc.)
    • personnel d’accueil et vestiaires
    • internet (organisateurs, exposants, visiteurs)
    • audiovisuel (projection, sonorisation, etc.)
    • services alimentaires (organisateurs, exposants, visiteurs)
    • billetterie
    • visibilité
  • S’informer sur les opportunités de revenus de commandites.
PARLONS BUDGET

Pour réserver un événement sans y laisser sa chemise, une bonne planification est de mise! Plusieurs dépenses sont à prévoir, mais plusieurs sources de revenus sont également disponibles. Il faut donc profiter de toutes les occasions offertes. La dépense principale est sans contredit la location de la salle pour l’exposition. Il est primordial de demander quels services sont inclus dans le tarif obtenu. Souvent, la location de salles comprend des espaces de bureaux pour les promoteurs, des aires d’inscription ou d’entreposage, la sécurité de l’édifice et des services de nettoyage. Voici quelques coûts à considérer, soit par le locateur d’espace ou des fournisseurs complémentaires :

  • Main d’œuvre pour l’aménagement des salles
  • Accrochage
  • Branchements électriques
  • Plomberie
  • Vestiaire
  • Sécurité
  • Infirmerie
  • Entretien ménager (pendant et après l’événement)
  • Télécommunications et services internet
  • Billetterie et accueil (coûts d’opération et/ou redevances)
  • Nourriture et boisson
  • Services audiovisuels (micro, écran, projecteur, main d’œuvre, etc.)
  • Décoration (kiosque, manutention, main d’œuvre, etc.)
  • Stationnement
  • Hébergement
  • Création publicitaire ou graphisme de supports visuels
  • Conférencier, animateur, porte-parole
  • Dédouanement
  • Transport (livraison, frais de déplacement et entreposage)
OPPORTUNITÉS DE REVENUS

La liste des dépenses peut paraître longue, mais la gamme des revenus possibles est également variée, incluant l’inscription des participants, l’inscription à une activité particulière, la location de kiosques pour les exposants, le plan de commandites, la vente de produits dérivés, les subventions ou des activités de financement.

Prenez le temps de vous informer sur les opportunités publicitaires qu’offrent les sites. Par exemple, les technologies événementielles intégrées aux immeubles peuvent permettre aux organisateurs de générer d’importants revenus tout en faisant la promotion de leur événement, simplement en intégrant ces espaces publicitaires à leur plan de commandites. Avec les portails d’accès Wi-Fi, les signalisations dynamiques et les espaces d’affichage, les possibilités sont multiples. Il suffit d’un peu de créativité pour offrir une expérience exceptionnelle aux partenaires et aux visiteurs. Dans un plan de communications, les exposants et partenaires deviennent des alliés pour faire connaître au plus grand nombre la tenue de l’événement.

header-serv-clientele

PASSER EN MODE OPÉRATIONS

Une fois les besoins et le budget planifiés, on peut avancer vers la réalisation de l’événement. À cette étape, le soutien d’un gestionnaire attitré à votre événement par le locateur d’espace peut faire toute la différence en jouant un rôle-conseil dans la planification logistique. Il fera le lien avec les membres de l’équipe et les fournisseurs choisis pour assurer le bon déroulement des étapes de montage, d’activités et de démontage. Pour mettre en valeur la programmation et les activités, le gestionnaire d’événement pourra aussi proposer des façons créatives d’utiliser les espaces avec lesquels il travaille toute l’année. Son expérience des lieux est un peu comme un tableau « Pinterest » duquel on peut puiser des solutions pratiques. Assurez-vous aussi d’avoir une personne-ressource disponible sur le plancher pendant l’événement pour procéder aux ajustements de dernière minute.

L’HEURE DU BILAN

Lorsque l’événement est terminé et que l’équipe a récupéré quelques heures de sommeil, il est essentiel de faire le bilan de l’expérience pour noter les points forts et les points à améliorer en prévision de la prochaine édition de l’événement. Afin de permettre aux partenaires et fournisseurs de s’améliorer, il est conseillé de prendre le temps de répondre aux sondages de satisfaction qu’ils proposent. Une bonne rétroaction facilite l’ajustement des processus visant à répondre aux besoins de la clientèle.

Réaliser un événement, ça demande certes beaucoup de travail. Mais quand on voit des milliers de visiteurs heureux d’apprendre et de partager une passion commune, les efforts sont vite récompensés. Le travail d’équipe avec les différents partenaires et fournisseurs facilite grandement les choses. Le soutien est là, n’hésitez pas à en profiter en développant des collaborations porteuses de succès!

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Une exposition pour parler de la mort sans tabou

salon-mortPour leur première édition, les organisateurs du Salon de la mort qui regroupe différents acteurs de l’industrie funéraire ainsi que les professionnels de la planification de fin de vie, ont choisi de tenir leur exposition au Palais des congrès de Montréal, un lieu coloré et rassurant propice aux discussions.

Les quelque 5 000 visiteurs attendus à l’événement auront l’occasion de s’informer sur différents thèmes reliés à la mort. Experts, conférenciers et ateliers permettront d’accompagner les visiteurs dans leur réflexion sur ces sujets sensibles, mais nécessaires.

Créer un décor propice à l’ouverture et à l’acceptation

Aborder la mort ou simplement en prononcer le mot peut nous plonger dans un sentiment de fermeture ou encore de détresse. Ainsi, le défi est grand pour les organisateurs du Salon qui visent à créer une atmosphère favorable au témoignage et aux échanges éclairés.

Pour y arriver, les organisateurs ont notamment fait affaire avec GES qui a la mission de décorer les différents espaces expérientiels prévus au programme, tel l’espace rituel. Développée avec le partenaire principal du Salon, Urgel Bourgie-Athos, cette zone permettra d’immerger le visiteur dans cinq environnements distincts afin de donner un aperçu des rituels de différentes cultures.

De plus, l’expérience de l’arbre à souhaits Mémoria, une structure géante de 12 pieds de diamètre et 15 pieds de haut, créée de toutes pièces par GES, donnera la chance aux visiteurs d’inscrire un vœu qui s’ajoutera à la myriade de souhaits des autres visiteurs tout au long du Salon.

Venez vivre cette expérience les 3 et 4 novembre prochains, une foule d’autres surprises vous attendent.

Pour tous les détails : https://www.salondelamort.ca

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Robert Mercure est nommé président-directeur général du Palais des congrès

pdgC’est le 4 septembre dernier qu’entrait en poste le nouveau président-directeur général du Palais. Figure bien connue de l’industrie du tourisme international, M. Mercure possède une vaste expérience en hôtellerie.

« C’est avec grand plaisir que je reviens à Montréal après 11 ans passés à la tête d’un fleuron québécois; le Château Frontenac. Avant toute chose, il faut savoir que je suis un amoureux de la métropole et de son dynamisme. Notre ville est reconnue pour sa joie de vivre et chaque idée peut donner lieu à quelque chose de grand qui viendra s’ajouter à la riche programmation d’événements, d’expositions et de festivals. Montréal est une ville d’opportunités et nous avons la chance de compter sur la créativité et la détermination de passionnés comme vous pour la faire vibrer.

J’arrive au Palais avec une foule d’idées en tête. Vous le savez, le marché des expositions est en pleine transformation et pour faire sa place, il faut désormais savoir surprendre, sortir des sentiers battus et offrir une véritable expérience aux visiteurs. Osons ensemble! Notre équipe expérimentée a hâte d’entendre vos idées audacieuses et fera tout ce qui est possible pour les réaliser avec vous. La créativité est une richesse qui fait grandir les événements et nous sommes prêts à participer à votre succès. »

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Le Festival végane de Montréal s’offre le Palais des congrès

festival-vegane-frPour son 5e anniversaire, le Festival végane de Montréal s’est offert le Palais des congrès de Montréal. En effet, les organisateurs de l’exposition qui se tiendra les 20 et 21 octobre 2018 ont fait confiance aux experts du Palais pour cet événement qui rassemble des milliers de véganes, végétaliens, végétariens, amateurs de bouffe et curieux de l’alimentation végane.

Véritable histoire à succès depuis ses débuts, le Festival végane de Montréal a rapidement grandi au point de devenir un incontournable. En effet, c’est quelque 18 000 visiteurs qui sont attendus pour aller à la rencontre de près de 155 exposants venus faire découvrir les aspects santé, éthiques et écologiques du véganisme. Le tout, agrémenté de conférences et d’ateliers pour celles et ceux qui le désirent.

On pourrait croire que derrière le succès fulgurant de cet événement se cache un grand promoteur établi, mais dans les faits, c’est un groupe d’une dizaine de bénévoles avec une passion commune qui se partage le mérite.

Pour Sabrina Watelle, directrice générale de l’événement, il est important que l’exposition soit le plus accessible possible, c’est pourquoi il est ouvert gratuitement au public. En échange, elle et son équipe sont prêtes à travailler jusqu’à 30 h par semaine, de façon bénévole, en plus de leur emploi régulier, afin d’offrir un Festival végane à la hauteur de vos attentes.

Cette exposition publique à laquelle nous vous invitons à participer est la preuve que tout peut commencer avec une bonne idée et une équipe soudée. Pour la suite, ils peuvent compter sur notre équipe d’experts pour les accompagner et les conseiller!

Pour plus d’information sur le Festival végane de Montréal : http://festivalveganedemontreal.com/2018

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Ça bouge au Palais : Renée Langlois prend la relève de Catherine Paul

Renée LangloisL’équipe du Palais tient à féliciter madame Renée Langlois, nouvellement nommée au poste de directrice adjointe au développement des affaires. Évoluant au sein du Palais depuis les six dernières années et détenant une solide expérience en événementiel, Mme Langlois  est maintenant responsable du marché des expositions.

« Nous avons l’immense privilège de travailler avec de fidèles clients renommés pour leur créativité et leur dynamisme. Collaborer à leur succès sera un réel plaisir pour mon équipe et moi » mentionne Renée Langlois.

À lui seul, le marché des expositions a généré des recettes touristiques  de 47,7 M$ pour Montréal et le Québec au cours de l’année 2017-2018!

Après 8 ans à titre de directrice adjointe au développement des affaires et un total de 15 années au Palais, madame Catherine Paul a choisi de relever de nouveaux défis professionnels et lui souhaitons un vif succès avec ses nouveaux projets. Au cours de son passage au Palais, elle aura vu passer près de 729 expositions publiques et privées et surtout, aura marqué ses collègues par son côté rassembleur et son dynamisme exceptionnel. Merci pour tout!

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Une nouvelle salle pour un Salon qui se démarque

Illustration about fishing.Du 14 au 17 février 2019, le Palais des congrès de Montréal accueillera pour la toute première fois, la 58e édition du Salon Plein air, Chasse, Pêche et Camping de Montréal!

Année après année, ce salon offre un tour d’horizon complet des activités reliées au plein air et continue à transmettre la passion pour la nature à de nombreux nouveaux visiteurs.

Le Palais est très heureux d’accueillir cette exposition publique d’envergure et notre équipe se prépare avec enthousiasme à recevoir les passionnés de ce rendez-vous annuel.

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Un prestigieux comité stratégique multisectoriel est mis en place pour attirer à Montréal toujours plus de congrès internationaux

Le Palais des congrès de Montréal a réuni un groupe de leaders représentant huit des principaux secteurs d’activités de la métropole au sein du nouveau Comité stratégique multisectoriel. La mission du groupe sera d’établir des liens avec des influenceurs qui contribueront activement à confirmer des congrès internationaux d’envergure à Montréal, au Palais des congrès.

Ce prestigieux comité d’experts regroupe notamment les membres suivants :

Louise M. Benoît, présidente-directrice générale d’Aéro Montréal Frank Béraud, président-directeur général de Montréal InVivo
Mathieu Charbonneau, directeur général de CargoM James J. Clark, professeur au département de génie électrique de l’Université McGill
Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint intérimaire – études et vie étudiante – à l’Université McGill Marie Larue, présidente-directrice générale de l’Institut de recherche Robert-Sauvé en santé et en sécurité du travail
Maryse Lassonde, directrice scientifique du Fonds de recherche du Québec – Nature et technologies Serge Marchand, directeur scientifique du Fonds de recherche du Québec – Santé
Louise Poissant, directrice scientifique du Fonds de recherche du Québec – Société et culture Gilles Savard, directeur général d’IVADO

 
Le rôle des leaders de grande expérience du nouveau Comité stratégique sectoriel sera d’établir des liens avec des chercheurs, scientifiques et gestionnaires du monde des affaires susceptibles de participer activement à la confirmation de grands rassemblements internationaux à Montréal. Leur réseau sera mis à contribution afin d’identifier les collaborateurs par excellence pour des congrès ciblés.

Les congrès font avancer la science
Montréal est reconnue comme une grande ville de savoir et attire des congrès internationaux qui permettent aux chercheurs et spécialistes d’ici d’échanger avec leurs pairs venus de tous les continents. Le Palais des congrès de Montréal travaille en très étroite collaboration avec ses Ambassadeurs et partenaires afin de valoriser les grands secteurs de l’économie montréalaise et québécoise.

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Nomination au titre de fournisseur de l’année d’Experient

Tout au long de l’année, les gestionnaires d’événements du Palais aident de nombreux organisateurs professionnels de congrès (OPC) à y planifier leurs activités. Les liens qu’ils tissent et l’équipe soudée qu’ils forment contribuent au succès de chaque événement.

Pour souligner l’excellent travail de ses fournisseurs dévoués, Experient, une entreprise mondiale de gestion d’événements, a créé le titre de fournisseur de l’année sur la base de plusieurs critères :

  • contribution extraordinaire au succès d’Experient et de ses clients;
  • caractère et intégrité exemplaires;
  • irréprochabilité de son travail (réactivité, résolution de problèmes, etc.);
  • reflet de la vision d’Experient d’offrir une expérience parfaite en visant l’excellence dans son travail.

En 2017, notre collègue Karine Plamondon a été candidate au titre. Voici comment un membre de l’équipe Experient a décrit son travail :

« J’ai eu le plaisir de travailler avec Karine à trois reprises au cours des dix dernières années. Chaque fois, ce fut une expérience exceptionnelle. Elle se dévoue corps et âme pour nous et notre groupe. Elle incarne parfaitement l’esprit d’Experient et respecte notre relation avec nos clients. Chaque centre des congrès possède ses propres règles et conventions, et le Palais ne fait pas exception. Or, à la différence des autres, il peut compter sur une chef de service en gestion d’événements de la trempe de Karine qui s’assure personnellement que tout se passe bien pour nos groupes. Elle veille à ce que le service à la clientèle soit impeccable, négocie les coûts internes pour respecter le budget des clients et est d’une aide précieuse quand il faut faire appel à des fournisseurs externes. Il est très rare de travailler avec la même personne chaque fois qu’on retourne à un endroit (surtout sur une période de dix ans), mais j’ai eu ce privilège. Je sais que quand je retournerai à Montréal, je travaillerai de nouveau avec une amie et une excellente partenaire! » – Kim Rhodes, directrice principale des événements.

Félicitations Karine! Continue ton excellent travail!

Karine-Plamondon

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Création du Comité stratégique multisectoriel

On ne le dira jamais assez, la tenue d’événements internationaux permet à toute la communauté scientifique québécoise de rayonner internationalement. Pour attirer et accueillir ces événements à Montréal, le Palais a mis en place le Club des Ambassadeurs voilà plus de 30 ans. Votre collaboration est importante afin que Montréal continue d’être la ville qui accueille le plus de congrès internationaux en Amérique du Nord. Vous faites la différence.

Récemment, nous avons annoncé la mise sur pied du Comité stratégique multisectoriel dont les membres représenteront huit des secteurs économiques de la métropole :

  • Santé et Sciences de la vie;
  • Sciences naturelles et Génie;
  • Environnement et Énergie;
  • Technologie de l’information et des communications et Intelligence artificielle;
  • Transport et Logistique;
  • Aérospatiale; et
  • Santé et sécurité au travail.

Aux membres annoncés le 3 mai dernier se sont ajoutés Mme Suzanne Benoit, présidente-directrice général d’Aéro Montréal pour le secteur économique Aérospatial, et M. Gilles Savard, directeur général d’IVADO pour le secteur économique Technologie de l’information et des communications et Intelligence artificielle

Cells

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Une nouvelle image

Lorsqu’Andrée-Anne, Marc-André ou Marie-France de l’équipe du Développement du Palais rencontrent des Ambassadeurs potentiels, la première approche est cruciale. Ils doivent rapidement leur expliquer l’importance de leur engagement et la qualité du support qu’ils auront du Palais tout au long du processus. La première impression est cruciale et l’on se doit, en clin d’œil, d’exprimer le prestige associé à la confirmation d’un congrès à Montréal.

logo-depliantClub

Le Club a récemment procédé à la refonte de son identité visuelle par la création d’un nouveau logo et la mise à jour de son feuillet explicatif. Le style épuré, prestigieux, distinctif et contemporain de la nouvelle image laissent révéler la force de partenaires fièrement impliqués.

La section Club des Ambassadeurs du site web du Palais a également été revue pour y inclure de nouveaux contenus dont une vidéo mettant en vedette l’Ambassadeur Fabrice Labeau nous livrant un témoignage sur son expérience.

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail