Le chargé de gestion d’événement : un allié hors pair!

Chaque événement qui se tient au Palais des congrès de Montréal profite de l’expertise d’un chef d’orchestre expérimenté qui verra à ce que tout se déroule rondement. Portrait d’un métier méconnu des participants, mais essentiel au succès des organisateurs!
Le chargé de gestion d’événement planifie, organise et coordonne toutes les activités reliées aux événements qui lui sont confiés. Cela signifie entre autres :

  • Organiser les visites et rencontres de préparation des événements
  • Prévoir tous les services comme l’aménagement, l’électricité ou les services alimentaires
  • S’assurer de coordonner l’utilisation de toutes les salles par le client, pour ses plénières, expositions ou sessions de travail
  • Conseiller les organisateurs et combler tous leurs besoins
  • Veiller à l’application des normes de services à la clientèle.

Bref, ces spécialistes récoltent les idées et projets des clients et coordonnent tout pour les réaliser dans le respect des budgets et des échéanciers. Parfois, ce processus prend plusieurs mois, pour un congrès international par exemple, dans certains cas, le chargé de gestion d’événements ne dispose que de quelques heures pour tout régler!

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Au Palais des congrès de Montréal, on compte sept chargés de gestion d’événements, qui sont épaulés notamment par des conseillers techniques, des agents de bureau et des coordonnateurs à l’événement. Le travail d’équipe va de soit dans ce groupe de personnes dynamiques et passionnées! D’ailleurs, ils jouent un rôle de premier plan dans la satisfaction de la clientèle par leur disponibilité et leur créativité. Sans les nommer, ces témoignages de clients relatent en grande partie le succès de leur implication.

 

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Forum Santé international 2014 : des alliances stratégiques fructueuses

Les 7 et 8 octobre 2014, le Forum Santé international 2014 aura lieu au Palais des congrès de Montréal. Présidé par Dr Fabrice Brunet, président de la Conférence des CHU du Québec, cet événement présentera des conférenciers de renom dans un grand dialogue international au service de la santé de la population et abordera des sujets tels que l’innovation, la mobilisation des savoirs sur le terrain, la télésanté et la santé personnalisée.

Comptant notamment sur la participation des établissements d’enseignement supérieur montréalais, le Forum confirme la position de leader de Montréal en sciences de la vie, secteur économique qui compte plus de 600 établissements et 45 000 emplois dans la métropole. Montréal est d’ailleurs la première ville au Canada pour la recherche universitaire subventionnée ainsi que pour son important nombre de chercheurs universitaires.

Le Palais des congrès est fier d’accueillir cet événement, auquel il a collaboré dès ses débuts. Le succès de telles rencontres tient également à la participation des forces vives des secteurs d’activités. Chaque année, environ 33% des congrès accueillis au Palais des congrès de Montréal traitent de sujets liés à la santé et aux sciences de la vie. De plus, environ 40% des membres de son Club des Ambassadeurs œuvrent aussi dans ce domaine. Un exemple qui met en lumière l’importance de la collaboration des acteurs locaux pour assurer le succès des événements internationaux à Montréal.

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L’IUFoST 2014 bat un record Guinness au Palais des congrès de Montréal

Le Palais des congrès de Montréal a été le témoin d’un record du monde quand le congrès mondial IUFoST 2014 a battu le record Guinness de la plus longue chaîne de boîtes alimentaire, du jamais vu!

Sous le thème de « la Recherche qui fait parler », quelque 1 500 délégués se sont rassemblés au Palais du 17 au 21 août 2014 dans un débat d’idées sur la science alimentaire et la technologie autour de sujets comme la nanotechnologie, la sécurité et la durabilité alimentaire.

Dans un élan nouveau envers la collectivité, IUFoST a lancé sa campagne d’éveil des consciences face aux enjeux de l’alimentation mondiale. Il a par la même occasion relevé un défi de taille, celui de participer à un record mondial lié à la nourriture non périssable en conserve dans le but de les donner à Moisson Montréal, la plus grande banque alimentaire de Montréal.

La campagne conserve – IUFoST a été à l’initiative d’étudiants membres de l’association en sciences alimentaires de l’université McGill sous le thème « donne une conserve… ça te concerne! ». Lors des derniers jours de congrès, les gens du quartier étaient invités à déposer une conserve alimentaire afin de les aider à atteindre leur objectif. Pour ceux qui étaient dans l’impossibilité de venir déposer une conserve en personne, la campagne IUFoST s’est associée à l’application de financement de charité montréalaise « I can go without » afin de leur permettre de donner l’équivalent d’une conserve en argent pour aider la banque alimentaire.

Le résultat ?

La campagne conserve-IUFoST a collecté plus de 44 966 conserves alimentaires non périssables afin de créer une chaîne de 3,28 kilomètres sur le sol du Palais des congrès. À 14h, le 20 août 2014, les représentants officiels du Guinness des records étaient sur le site pour prendre les dernières mesures et déclarer officiellement que le record a été battu!

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Le Palais des congrès tient à féliciter les bénévoles de la campagne conserve-IUFoST de l’Université McGill ainsi que tous les participants du congrès mondial IUFoST 2014 pour leur contribution à la communauté montréalaise. Le palais souhaite aussi remercier tous ses partenaires et médias qui ont aidé à répandre la nouvelle et faire de ce record Guinness une réalité.

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Hommage prestigieux pour le Dr Denis Forest, Ambassadeur émérite du Palais des congrès

Le 7 juin dernier, l’Université Laval a accordé les grands honneurs au Dr Denis Forest en lui remettant un doctorat honoris causa en médecine dentaire.

Professeur émérite retraité de la Faculté de médecine dentaire de l’Université de Montréal, le docteur Denis Forest est dentiste spécialiste en médecine buccale. Premier dentiste québécois à obtenir cette spécialité, qui à l’époque n’était pas reconnue au Québec ni au Canada, il réussit par ses efforts à la faire reconnaître par les organismes de certification, permettant ainsi à la population canadienne d’avoir accès à des soins de meilleure qualité.

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Le Palais des congrès de Montréal est très fier de compter le Dr Forest parmi ses Ambassadeurs! En plus d’être une figure emblématique pour son secteur d’activité, il contribue largement à la réussite des Journées dentaires qui se déroulent au Palais depuis près de 25 ans. En effet, ce grand rassemblement est l’un des événements annuels qui génèrent le plus de retombées économiques pour la métropole grâce entre autres à près de 12 000 congressistes qui se donnent rendez-vous au Palais année après année.

DrForestEn effet, grâce à ses 25 éditions, les Journées dentaires ont permis de générer 222,4 millions de dollars en retombées économiques pour Montréal et le Québec. Pour les 5 dernières années (2009 à 2013), les Journées dentaires ont représenté 52 % des retombées économiques générées par ce segment de marché, une contribution exceptionnelle pour un seul événement!

Par son travail et son apport considérable, le Dr Forest, Ambassadeur Émérite du Palais, a su se tailler une place de choix parmi les personnalités remarquables en médecine dentaire.

 

 

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Le Palais des congrès remporte l’or au prix APEX 2014 pour sa qualité d’affichage numérique

Tout ce travail a donné des résultats concrets! Le 13 février dernier, le Palais des congrès en partenariat avec Arsenal Média, a remporté l’or à Las Vegas aux prestigieux APEX Awards DSE 2014 dans la catégorie Event Venues pour la qualité et la flexibilité de ses technologies d’affichage numérique.

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Cet outil à la fine pointe de la technologie s’inscrit dans l’ambitieux projet de modernisation du Palais des congrès qui a débuté en 2012. L’affichage numérique du Palais comprend désormais un réseau de 90 écrans HD, incluant un mur vidéo de 90 pi2 qui a une double utilité : donner aux organisateurs un moyen accrocheur de promouvoir leurs événements ainsi qu’un moyen novateur de générer des revenus par la location ou la revente d’espaces offrant une grande visibilité.

Le Palais se positionne encore une fois à titre de chef de file l’industrie et ce prix APEX en est la preuve! L’affichage numérique offert au Palais est un outil d’avant-garde qui s’ajoute à une offre technologique impressionnante, dont entre autres un réseau Internet sans fil qui peut supporter jusqu’à 20 000 connexions simultanées et un portail de commerce électronique qui sera bientôt lancé !

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Un service à la clientèle reconnu!

Avec un taux de satisfaction de la clientèle de près de 90 % année après année, le Palais des congrès de Montréal peut être fier du service d’accompagnement offert à l’ensemble de sa clientèle.

Nos clients savent en effet qu’ils peuvent compter sur le dévouement, la créativité et la souplesse d’une équipe dédiée à leur succès et leurs témoignages sont nombreux pour souligner l’excellent service reçu. Dans les moindres détails, et notamment dans les situations de dernière minute, le Palais des congrès de Montréal s’est montré à la hauteur des attentes de sa clientèle.

Ce qui est plus rare pour un centre de congrès, c’est de recevoir des témoignages des conférenciers invités par les organisateurs d’événement! À nos yeux, ces témoignages sont extrêmement précieux, car ils démontrent à quel point le service à la clientèle fait partie des gènes de tous les employés du Palais.

Voyez ce qu’ils avaient à dire :

« À titre de conférencier, j’ai été en contact avec votre personnel d’une manière légèrement différente de celle des organisateurs ou des participants à un événement. Je tenais donc à vous faire savoir qu’il a été un plaisir de discuter avec eux! J’ai principalement travaillé avec les employés qui étaient présents dans la salle où le discours a eu lieu, mais j’ai également interagi avec ceux qui s’occupent de saluer et guider et les visiteurs. Dans leurs rapports avec moi, toutes ces personnes étaient professionnelles, respectueuses et courtoises, tout en restant très efficaces dans leur travail. Finalement, j’ai grandement apprécié leurs efforts pour me faire sentir le bienvenu à l’événement. » (Traduction de l’anglais)

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Monsieur Greg Forbes Siegman,
Conférencier invité
Congrès de l’Association provinciale des enseignantes et enseignants du Québec

 

Lors du passage de Madame Monique Leroux du Mouvement Desjardins (Automne 2013) :
« Monsieur Bourque nous accueille en disant « Bonjour, bienvenu » et à chacun il nous disait quelque chose de spécial, il nous regardait dans les yeux. À chaque fois que je viens au Palais des congrès à Montréal il est quelque part. Au-delà des salles et de la lumière du Palais des congrès, qu’est-ce qu’on retient ? La personne qui nous accueille. »


Madame Monique Leroux
Présidente-directrice générale du Mouvement Desjardins
Assemblée générale annuelle du Mouvement Desjardins

 

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Raymond Larivée nommé à la tête de la Société du Palais des congrès de Montréal

Le conseil des ministres du gouvernement du Québec a nommé Monsieur Raymond Larivée à titre de président-directeur général du Palais des congrès. Monsieur Larivée entrera en fonction le 10 février 2014.

M_Larivee_250pxMonsieur Claude Liboiron a affirmé : « Très impliqué au sein de l’industrie touristique et ce depuis de nombreuse années, Monsieur Larivée connait bien les différents enjeux de la Société en plus de bien maîtriser les défis auxquels nous faisons face ».

Titulaire d’une maîtrise en administration des affaires de l’École des Hautes études commerciales et d’un diplôme de l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec, Monsieur Larivée possède une vaste expérience en tourisme et en hôtellerie. Membre du conseil d’administration du Palais des congrès depuis 2009, il présidait le comité des ressources humaines depuis près de deux ans.

Vice-président régional de l’exploitation pour Delta, Hôtels et Centres de villégiature, il aura oeuvré durant 18 ans pour la multinationale en plus de travailler pour l’Hôtel Vogue Montréal et le Sheraton Laval quelques années auparavant.

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Technologie d’avant-garde et opportunités de génération de revenus

Toujours un chef de file en matière d’innovation, le Palais des congrès a déployé un ambitieux projet de modernisation technologique qui comprend un réseau Wi-Fi puissant et très fiable ainsi qu’un service d’affichage numérique de qualité supérieure.

Les planificateurs d’événement peuvent d’ores et déjà utiliser cette nouvelle technologie pour rendre leurs événements plus écologiques, améliorer l’expérience des participants et le meilleur de tout… générer de nouveaux revenus!

Mettre la technologie du Palais au service des événements

Le réseau Wi-Fi du Palais des congrès est capable de supporter jusqu’à 20 000 connexions sans fil simultanées et donne aux planificateurs deux avantages non négligeables :

  • Restez connecté : offrir aux participants un service Wi-Fi rapide, gratuit et sécurisé afin qu’ils puissent rester productifs et connectés tout au long de l’événement.
  • Générer des revenus de commandite : offrir aux partenaires ou aux commanditaires la possibilité d’offrir l’accès sans fil gratuit aux participants dans tout l’immeuble en échange d’une formidable visibilité sur le portail de connexion. Ils profitent ainsi d’une visibilité exclusive à chaque fois qu’un utilisateur se connecte au réseau sans fil du Palais.

Le nouveau réseau d’affichage numérique est composé de 88 écrans HD de 55po et d’un impressionnant mur vidéo de 90 pi2 dans la zone la plus achalandée du Palais. Les planificateurs peuvent donc récolter plusieurs avantages:

  • Événements plus verts : éliminer la nécessité d’une signalisation imprimée et ainsi réduire leur empreinte écologique tout en maximisant la visibilité de l’événement.
  • Économique : diminuer les coûts de production en matière d’impression et de manutention.
  • Améliorer l’expérience des participants : concevoir des messages personnalisés et offrir un contenu directionnel en plus d’apporter des modifications de dernière minute pour garder les visiteurs informés des derniers changements.
  • Générer des revenus : revendre les espaces sur le réseau d’affichage numérique aux commanditaires ou aux exposants. Ils bénéficieront alors d’une visibilité de choix et les planificateurs profiteront de nouveaux revenus pour leur événement!

Encore des nouveautés en 2014

  • Portail client : le lancement d’un portail de commerce électronique qui permettra aux exposants de commandeur leur service directement en ligne au moment qui leur conviendra.
  • ZAP : Regroupant les hôtels et les attractions majeures situés dans un rayon de 3 km (phase finale) autour du Palais, ZAP permettra une expérience de navigation intégré et inégalée à l’extérieur du Palais des congrès de Montréal.

Contactez l’équipe au Palais des congrès de Montréal pour savoir comment elle peut vous aider à propulser votre événement vers de nouveaux sommets de réussite et de rentabilité!

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Projet d’agrandissement : Où en sommes-nous?

Le Palais des congrès de Montréal est une figure économique importante de la métropole depuis maintenant plus de 30 ans. Avec 6 000 événements tenus et plus 15 millions de visiteurs jusqu’à maintenant, le Palais désire continuer sur cette voie afin de produire encore plus de retombées économiques et intellectuelles pour Montréal et tout le Québec.

Afin d’atteindre cet objectif, les différentes équipes du Palais sont passées à l’offensive et les résultats sont là pour le prouver! Uniquement lors de la dernière année, le Palais a confirmé 388 événements qui s’ajoute à un carnet de commandes est déjà bien rempli. Dans quelques années à peine, le taux d’occupation atteindra un seuil critique et le Palais devra s’agrandir afin de continuer de jouer son rôle de leader économique.

Deux quadrilatères situés à proximité du Palais sont ciblés

Le Conseil des ministres a donc décrété en mars dernier une mise en réserve sur plus de 12 000 m2 de terrains qui bordent le Palais. Cette action du gouvernement du Québec vise entre autres choses à préserver les différentes options d’avenir de la Société. D’un côté, une réserve a été faite sur les terrains situés entre la rue St-Urbain et le boulevard St-Laurent et à l’ouest, se sont deux zones situées à l’angle de la rue Jeanne-Mance et de l’avenue Viger qui font l’objet d’une réserve pour fins publiques.

Les études sont lancées!

Maintenant, le Palais dispose de deux ans, renouvelable pour deux autres années, afin de procéder aux différentes études et analyses nécessaires à un tel projet. Pour cet examen, le Palais prend évidemment en compte les besoins du CHUM qui s’est implanté à proximité. Déjà près de 33 % des congrès internationaux accueillis au Palais sont issus du domaine de la santé et un agrandissement vers l’est permettrait d’établir une synergie avec le Quartier de la santé et ainsi miser sur la tenue de grands rassemblements et de congrès liés à ce secteur d’activité.

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Rapport Annuel 2012-13 : Préparer l’avenir avec détermination

Le Rapport annuel 2012-13 de la Société du Palais des congrès de Montréal, déposé en octobre dernier à l’Assemblée nationale, est maintenant disponible.

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En effet, le Palais termine l’année sur une note positive avec plus de 19,7 millions de dollars de revenu autonomes, ce qui fait de 2012-2013 la deuxième année en importance à ce chapitre en 30 ans d’histoire. Les 359 événements qui ont eu lieu au Palais cette année ont attiré plus de 642 000 visiteurs et engendré des retombées de 181,9 millions de dollars pour la métropole et l’ensemble du Québec.

Parmi ces événements, certains ont été accueillis grâce à l’engagement et au dévouement d’Ambassadeurs du Palais.

• Michel Venne : 11th CIVICUS World Assembly
• Dr Eduardo L. Franco et Dr Michel Gélinas : 2012 UICC World cancer congress
• Ke Wu : IEEE MTT-S International Microwave Symposium
• Bernard Courtois : 18th World congress on Information technology
• Emile Bouchard et Pierre Labrosse : 45th Annual Convention of the American Association of Bovine Practitioners

Une performance commerciale exceptionnelle
Pour une troisième année d’affilée, les équipes du Palais ont enregistré des résultats exceptionnels au plan des ententes conclues pour les années à venir. Pourvu d’un cahier de candidature impressionnant, le Palais se démarque favorablement de la concurrence sur la scène internationale et les résultats sont là pour le prouver. Au total, c’est 388 ententes qui ont été conclues sur l’ensemble des marchés pour des événements qui se tiendront dans le futur !

Un travail de collaboration
Le Palais des congrès poursuit le développement de partenariats solides axés sur les créneaux d’excellence de l’économie montréalaise et québécoise. Ainsi, c’est en 2012 que le nouveau comité sectoriel en Santé a été créé sous le modèle du Comité événements majeurs – Aérospatial dont le travail donne des résultats concrets.

Évidemment, le Palais compte sur ses partenaires de toujours, les Ambassadeurs du Palais, qui ouvrent une porte privilégiée sur le milieu universitaire d’ici et d’ailleurs par leur travail incomparable et leur participation à l’édification de la société québécoise.

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