De la bonne idée à la réalité : la création d’une exposition publique

*Texte issu de l’édition mai 2018 du magazine ExpoMag

Les gens qui entretiennent une passion, quelle qu’elle soit, apprécient toujours de la partager avec leurs pairs dans une exposition publique. Assister à des conférences, collectionner des articles, rencontrer des fans ou des vedettes et même se costumer font partie des plaisirs associés à ces moments partagés.

Souvent, lorsque cet événement n’existe pas encore, des passionnés se lancent dans l’aventure de réaliser ce rêve, et c’est tant mieux pour tous les fans! Que l’on parle d’activités physiques, de hobbys ou d’intérêts comme l’environnement ou le plein air, tous les sujets ou nouvelles tendances peuvent générer des événements courus.

Puisque ces gens ne sont souvent pas des experts en planification et en organisation d’événements, il est essentiel d’obtenir du soutien. Heureusement, il y a de l’aide disponible auprès de plusieurs partenaires comme les offices de tourisme, les centres de congrès et d’exposition ou les fournisseurs de services, en audiovisuel ou en décoration par exemple. L’organisation d’événement, c’est un travail d’équipe et les différents joueurs sont toujours heureux de participer à la création d’un nouveau projet.

EMPLACEMENT, EMPLACEMENT, EMPLACEMENT

Pour qu’un événement soit couru, il faut qu’il soit accessible. En fonction de votre public-cible, déterminez si vous avez besoin d’accès à un stationnement, au transport en commun ou aux deux! Est-ce que l’exposition présentera des objets lourds ou volumineux? Si oui, trouvez un endroit où les plafonds sont élevés et la capacité portante des planchers suffisante. Si vous désirez organiser un événement écoresponsable, trouvez un site certifié qui offre ce type de support.

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Les locateurs d’espaces ont souvent en main des outils pour guider les nouveaux promoteurs dans le développement de leurs activités. Cela peut prendre la forme de documents informatifs qui renseignent les intéressés sur les différents aspects à prévoir lors du démarrage du projet. Par exemple, il faut savoir qu’un promoteur d’événement doit être dûment incorporé en vertu d’une loi provinciale ou fédérale. Une entreprise étrangère doit être dûment enregistrée dans son pays d’origine. Parmi les étapes, il faut :

  • Déterminer :
    • les dates préférées pour la tenue de l’événement (prévoir quelques options)
    • les journées privilégiées de la semaine
    • les besoins en salles : nombre et superficie
    • le type de montage des salles : théâtre, école, etc.
    • le type de kiosques de dimension 10 x 10
    • le nombre de jours requis estimés : montage, exposition, démontage
  • Évaluer le nombre d’exposants – Définir la structure de l’événement :
    • Exposition seulement
    • Exposition avec conférences/ateliers
    • Exposition avec démonstrations
    • Exposition avec concessions alimentaires
  • Choisir le type de billetterie:
    • Sans billetterie
    • Avec billetterie sur place seulement
    • Avec billetterie sur place et achat en ligne
  • Avoir pris connaissance des informations se trouvant sur le site Web du lieu souhaité
  • Définir le budget global, incluant celui de la location de salle

Avec cette esquisse générale de l’événement souhaité, on peut faire la recherche d’espaces disponibles pour la tenue et, au besoin, des visites de repérage afin de choisir le bon site.

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Une fois l’idée générale de l’événement développée, le lieu trouvé et les démarches entreprises pour boucler la programmation, il faut commencer à songer aux détails logistiques et à la promotion. Plus spécifiquement :

  • Déterminer les besoins en :
    • services (accrochage, plomberie, électricité, manutention de marchandise, etc.)
    • personnel d’accueil et vestiaires
    • internet (organisateurs, exposants, visiteurs)
    • audiovisuel (projection, sonorisation, etc.)
    • services alimentaires (organisateurs, exposants, visiteurs)
    • billetterie
    • visibilité
  • S’informer sur les opportunités de revenus de commandites.
PARLONS BUDGET

Pour réserver un événement sans y laisser sa chemise, une bonne planification est de mise! Plusieurs dépenses sont à prévoir, mais plusieurs sources de revenus sont également disponibles. Il faut donc profiter de toutes les occasions offertes. La dépense principale est sans contredit la location de la salle pour l’exposition. Il est primordial de demander quels services sont inclus dans le tarif obtenu. Souvent, la location de salles comprend des espaces de bureaux pour les promoteurs, des aires d’inscription ou d’entreposage, la sécurité de l’édifice et des services de nettoyage. Voici quelques coûts à considérer, soit par le locateur d’espace ou des fournisseurs complémentaires :

  • Main d’œuvre pour l’aménagement des salles
  • Accrochage
  • Branchements électriques
  • Plomberie
  • Vestiaire
  • Sécurité
  • Infirmerie
  • Entretien ménager (pendant et après l’événement)
  • Télécommunications et services internet
  • Billetterie et accueil (coûts d’opération et/ou redevances)
  • Nourriture et boisson
  • Services audiovisuels (micro, écran, projecteur, main d’œuvre, etc.)
  • Décoration (kiosque, manutention, main d’œuvre, etc.)
  • Stationnement
  • Hébergement
  • Création publicitaire ou graphisme de supports visuels
  • Conférencier, animateur, porte-parole
  • Dédouanement
  • Transport (livraison, frais de déplacement et entreposage)
OPPORTUNITÉS DE REVENUS

La liste des dépenses peut paraître longue, mais la gamme des revenus possibles est également variée, incluant l’inscription des participants, l’inscription à une activité particulière, la location de kiosques pour les exposants, le plan de commandites, la vente de produits dérivés, les subventions ou des activités de financement.

Prenez le temps de vous informer sur les opportunités publicitaires qu’offrent les sites. Par exemple, les technologies événementielles intégrées aux immeubles peuvent permettre aux organisateurs de générer d’importants revenus tout en faisant la promotion de leur événement, simplement en intégrant ces espaces publicitaires à leur plan de commandites. Avec les portails d’accès Wi-Fi, les signalisations dynamiques et les espaces d’affichage, les possibilités sont multiples. Il suffit d’un peu de créativité pour offrir une expérience exceptionnelle aux partenaires et aux visiteurs. Dans un plan de communications, les exposants et partenaires deviennent des alliés pour faire connaître au plus grand nombre la tenue de l’événement.

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PASSER EN MODE OPÉRATIONS

Une fois les besoins et le budget planifiés, on peut avancer vers la réalisation de l’événement. À cette étape, le soutien d’un gestionnaire attitré à votre événement par le locateur d’espace peut faire toute la différence en jouant un rôle-conseil dans la planification logistique. Il fera le lien avec les membres de l’équipe et les fournisseurs choisis pour assurer le bon déroulement des étapes de montage, d’activités et de démontage. Pour mettre en valeur la programmation et les activités, le gestionnaire d’événement pourra aussi proposer des façons créatives d’utiliser les espaces avec lesquels il travaille toute l’année. Son expérience des lieux est un peu comme un tableau « Pinterest » duquel on peut puiser des solutions pratiques. Assurez-vous aussi d’avoir une personne-ressource disponible sur le plancher pendant l’événement pour procéder aux ajustements de dernière minute.

L’HEURE DU BILAN

Lorsque l’événement est terminé et que l’équipe a récupéré quelques heures de sommeil, il est essentiel de faire le bilan de l’expérience pour noter les points forts et les points à améliorer en prévision de la prochaine édition de l’événement. Afin de permettre aux partenaires et fournisseurs de s’améliorer, il est conseillé de prendre le temps de répondre aux sondages de satisfaction qu’ils proposent. Une bonne rétroaction facilite l’ajustement des processus visant à répondre aux besoins de la clientèle.

Réaliser un événement, ça demande certes beaucoup de travail. Mais quand on voit des milliers de visiteurs heureux d’apprendre et de partager une passion commune, les efforts sont vite récompensés. Le travail d’équipe avec les différents partenaires et fournisseurs facilite grandement les choses. Le soutien est là, n’hésitez pas à en profiter en développant des collaborations porteuses de succès!

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