De la bonne idée à la réalité : la création d’une exposition publique

*Texte issu de l’édition mai 2018 du magazine ExpoMag

Les gens qui entretiennent une passion, quelle qu’elle soit, apprécient toujours de la partager avec leurs pairs dans une exposition publique. Assister à des conférences, collectionner des articles, rencontrer des fans ou des vedettes et même se costumer font partie des plaisirs associés à ces moments partagés.

Souvent, lorsque cet événement n’existe pas encore, des passionnés se lancent dans l’aventure de réaliser ce rêve, et c’est tant mieux pour tous les fans! Que l’on parle d’activités physiques, de hobbys ou d’intérêts comme l’environnement ou le plein air, tous les sujets ou nouvelles tendances peuvent générer des événements courus.

Puisque ces gens ne sont souvent pas des experts en planification et en organisation d’événements, il est essentiel d’obtenir du soutien. Heureusement, il y a de l’aide disponible auprès de plusieurs partenaires comme les offices de tourisme, les centres de congrès et d’exposition ou les fournisseurs de services, en audiovisuel ou en décoration par exemple. L’organisation d’événement, c’est un travail d’équipe et les différents joueurs sont toujours heureux de participer à la création d’un nouveau projet.

EMPLACEMENT, EMPLACEMENT, EMPLACEMENT

Pour qu’un événement soit couru, il faut qu’il soit accessible. En fonction de votre public-cible, déterminez si vous avez besoin d’accès à un stationnement, au transport en commun ou aux deux! Est-ce que l’exposition présentera des objets lourds ou volumineux? Si oui, trouvez un endroit où les plafonds sont élevés et la capacité portante des planchers suffisante. Si vous désirez organiser un événement écoresponsable, trouvez un site certifié qui offre ce type de support.

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Les locateurs d’espaces ont souvent en main des outils pour guider les nouveaux promoteurs dans le développement de leurs activités. Cela peut prendre la forme de documents informatifs qui renseignent les intéressés sur les différents aspects à prévoir lors du démarrage du projet. Par exemple, il faut savoir qu’un promoteur d’événement doit être dûment incorporé en vertu d’une loi provinciale ou fédérale. Une entreprise étrangère doit être dûment enregistrée dans son pays d’origine. Parmi les étapes, il faut :

  • Déterminer :
    • les dates préférées pour la tenue de l’événement (prévoir quelques options)
    • les journées privilégiées de la semaine
    • les besoins en salles : nombre et superficie
    • le type de montage des salles : théâtre, école, etc.
    • le type de kiosques de dimension 10 x 10
    • le nombre de jours requis estimés : montage, exposition, démontage
  • Évaluer le nombre d’exposants – Définir la structure de l’événement :
    • Exposition seulement
    • Exposition avec conférences/ateliers
    • Exposition avec démonstrations
    • Exposition avec concessions alimentaires
  • Choisir le type de billetterie:
    • Sans billetterie
    • Avec billetterie sur place seulement
    • Avec billetterie sur place et achat en ligne
  • Avoir pris connaissance des informations se trouvant sur le site Web du lieu souhaité
  • Définir le budget global, incluant celui de la location de salle

Avec cette esquisse générale de l’événement souhaité, on peut faire la recherche d’espaces disponibles pour la tenue et, au besoin, des visites de repérage afin de choisir le bon site.

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Une fois l’idée générale de l’événement développée, le lieu trouvé et les démarches entreprises pour boucler la programmation, il faut commencer à songer aux détails logistiques et à la promotion. Plus spécifiquement :

  • Déterminer les besoins en :
    • services (accrochage, plomberie, électricité, manutention de marchandise, etc.)
    • personnel d’accueil et vestiaires
    • internet (organisateurs, exposants, visiteurs)
    • audiovisuel (projection, sonorisation, etc.)
    • services alimentaires (organisateurs, exposants, visiteurs)
    • billetterie
    • visibilité
  • S’informer sur les opportunités de revenus de commandites.
PARLONS BUDGET

Pour réserver un événement sans y laisser sa chemise, une bonne planification est de mise! Plusieurs dépenses sont à prévoir, mais plusieurs sources de revenus sont également disponibles. Il faut donc profiter de toutes les occasions offertes. La dépense principale est sans contredit la location de la salle pour l’exposition. Il est primordial de demander quels services sont inclus dans le tarif obtenu. Souvent, la location de salles comprend des espaces de bureaux pour les promoteurs, des aires d’inscription ou d’entreposage, la sécurité de l’édifice et des services de nettoyage. Voici quelques coûts à considérer, soit par le locateur d’espace ou des fournisseurs complémentaires :

  • Main d’œuvre pour l’aménagement des salles
  • Accrochage
  • Branchements électriques
  • Plomberie
  • Vestiaire
  • Sécurité
  • Infirmerie
  • Entretien ménager (pendant et après l’événement)
  • Télécommunications et services internet
  • Billetterie et accueil (coûts d’opération et/ou redevances)
  • Nourriture et boisson
  • Services audiovisuels (micro, écran, projecteur, main d’œuvre, etc.)
  • Décoration (kiosque, manutention, main d’œuvre, etc.)
  • Stationnement
  • Hébergement
  • Création publicitaire ou graphisme de supports visuels
  • Conférencier, animateur, porte-parole
  • Dédouanement
  • Transport (livraison, frais de déplacement et entreposage)
OPPORTUNITÉS DE REVENUS

La liste des dépenses peut paraître longue, mais la gamme des revenus possibles est également variée, incluant l’inscription des participants, l’inscription à une activité particulière, la location de kiosques pour les exposants, le plan de commandites, la vente de produits dérivés, les subventions ou des activités de financement.

Prenez le temps de vous informer sur les opportunités publicitaires qu’offrent les sites. Par exemple, les technologies événementielles intégrées aux immeubles peuvent permettre aux organisateurs de générer d’importants revenus tout en faisant la promotion de leur événement, simplement en intégrant ces espaces publicitaires à leur plan de commandites. Avec les portails d’accès Wi-Fi, les signalisations dynamiques et les espaces d’affichage, les possibilités sont multiples. Il suffit d’un peu de créativité pour offrir une expérience exceptionnelle aux partenaires et aux visiteurs. Dans un plan de communications, les exposants et partenaires deviennent des alliés pour faire connaître au plus grand nombre la tenue de l’événement.

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PASSER EN MODE OPÉRATIONS

Une fois les besoins et le budget planifiés, on peut avancer vers la réalisation de l’événement. À cette étape, le soutien d’un gestionnaire attitré à votre événement par le locateur d’espace peut faire toute la différence en jouant un rôle-conseil dans la planification logistique. Il fera le lien avec les membres de l’équipe et les fournisseurs choisis pour assurer le bon déroulement des étapes de montage, d’activités et de démontage. Pour mettre en valeur la programmation et les activités, le gestionnaire d’événement pourra aussi proposer des façons créatives d’utiliser les espaces avec lesquels il travaille toute l’année. Son expérience des lieux est un peu comme un tableau « Pinterest » duquel on peut puiser des solutions pratiques. Assurez-vous aussi d’avoir une personne-ressource disponible sur le plancher pendant l’événement pour procéder aux ajustements de dernière minute.

L’HEURE DU BILAN

Lorsque l’événement est terminé et que l’équipe a récupéré quelques heures de sommeil, il est essentiel de faire le bilan de l’expérience pour noter les points forts et les points à améliorer en prévision de la prochaine édition de l’événement. Afin de permettre aux partenaires et fournisseurs de s’améliorer, il est conseillé de prendre le temps de répondre aux sondages de satisfaction qu’ils proposent. Une bonne rétroaction facilite l’ajustement des processus visant à répondre aux besoins de la clientèle.

Réaliser un événement, ça demande certes beaucoup de travail. Mais quand on voit des milliers de visiteurs heureux d’apprendre et de partager une passion commune, les efforts sont vite récompensés. Le travail d’équipe avec les différents partenaires et fournisseurs facilite grandement les choses. Le soutien est là, n’hésitez pas à en profiter en développant des collaborations porteuses de succès!

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Une exposition pour parler de la mort sans tabou

salon-mortPour leur première édition, les organisateurs du Salon de la mort qui regroupe différents acteurs de l’industrie funéraire ainsi que les professionnels de la planification de fin de vie, ont choisi de tenir leur exposition au Palais des congrès de Montréal, un lieu coloré et rassurant propice aux discussions.

Les quelque 5 000 visiteurs attendus à l’événement auront l’occasion de s’informer sur différents thèmes reliés à la mort. Experts, conférenciers et ateliers permettront d’accompagner les visiteurs dans leur réflexion sur ces sujets sensibles, mais nécessaires.

Créer un décor propice à l’ouverture et à l’acceptation

Aborder la mort ou simplement en prononcer le mot peut nous plonger dans un sentiment de fermeture ou encore de détresse. Ainsi, le défi est grand pour les organisateurs du Salon qui visent à créer une atmosphère favorable au témoignage et aux échanges éclairés.

Pour y arriver, les organisateurs ont notamment fait affaire avec GES qui a la mission de décorer les différents espaces expérientiels prévus au programme, tel l’espace rituel. Développée avec le partenaire principal du Salon, Urgel Bourgie-Athos, cette zone permettra d’immerger le visiteur dans cinq environnements distincts afin de donner un aperçu des rituels de différentes cultures.

De plus, l’expérience de l’arbre à souhaits Mémoria, une structure géante de 12 pieds de diamètre et 15 pieds de haut, créée de toutes pièces par GES, donnera la chance aux visiteurs d’inscrire un vœu qui s’ajoutera à la myriade de souhaits des autres visiteurs tout au long du Salon.

Venez vivre cette expérience les 3 et 4 novembre prochains, une foule d’autres surprises vous attendent.

Pour tous les détails : https://www.salondelamort.ca

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Le Festival végane de Montréal s’offre le Palais des congrès

festival-vegane-frPour son 5e anniversaire, le Festival végane de Montréal s’est offert le Palais des congrès de Montréal. En effet, les organisateurs de l’exposition qui se tiendra les 20 et 21 octobre 2018 ont fait confiance aux experts du Palais pour cet événement qui rassemble des milliers de véganes, végétaliens, végétariens, amateurs de bouffe et curieux de l’alimentation végane.

Véritable histoire à succès depuis ses débuts, le Festival végane de Montréal a rapidement grandi au point de devenir un incontournable. En effet, c’est quelque 18 000 visiteurs qui sont attendus pour aller à la rencontre de près de 155 exposants venus faire découvrir les aspects santé, éthiques et écologiques du véganisme. Le tout, agrémenté de conférences et d’ateliers pour celles et ceux qui le désirent.

On pourrait croire que derrière le succès fulgurant de cet événement se cache un grand promoteur établi, mais dans les faits, c’est un groupe d’une dizaine de bénévoles avec une passion commune qui se partage le mérite.

Pour Sabrina Watelle, directrice générale de l’événement, il est important que l’exposition soit le plus accessible possible, c’est pourquoi il est ouvert gratuitement au public. En échange, elle et son équipe sont prêtes à travailler jusqu’à 30 h par semaine, de façon bénévole, en plus de leur emploi régulier, afin d’offrir un Festival végane à la hauteur de vos attentes.

Cette exposition publique à laquelle nous vous invitons à participer est la preuve que tout peut commencer avec une bonne idée et une équipe soudée. Pour la suite, ils peuvent compter sur notre équipe d’experts pour les accompagner et les conseiller!

Pour plus d’information sur le Festival végane de Montréal : http://festivalveganedemontreal.com/2018

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Une nouvelle salle pour un Salon qui se démarque

Illustration about fishing.Du 14 au 17 février 2019, le Palais des congrès de Montréal accueillera pour la toute première fois, la 58e édition du Salon Plein air, Chasse, Pêche et Camping de Montréal!

Année après année, ce salon offre un tour d’horizon complet des activités reliées au plein air et continue à transmettre la passion pour la nature à de nombreux nouveaux visiteurs.

Le Palais est très heureux d’accueillir cette exposition publique d’envergure et notre équipe se prépare avec enthousiasme à recevoir les passionnés de ce rendez-vous annuel.

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Un été faste en éditions spéciales

Cheers au 25e Mondial de la Bière de Montréal!
Du 6 au 9 juin 2018, le Palais des congrès de Montréal accueillera la 25e édition du Mondial de la Bière. Tenu au Palais depuis 5 ans maintenant, cet événement marque le début de la saison estivale en attirant en moyenne 85 000 visiteurs par année.

Des dégustations, des ateliers et des visites sont notamment prévues à la programmation, qui profite de l’Esplanade du Palais pour offrir une partie de ses activités en plein air. Le Mondial tire également profit de la proximité de la station de métro Place-d’Armes pour permettre à ses festivaliers de se déplacer en toute sécurité.

Il ne reste plus qu’à lever notre verre au Mondial de la bière!

Comiccon : déjà 10 ans!
D’une rencontre de collectionneurs de comic books dans une petite salle du Palais jusqu’à un Comiccon accueillant 50 000 personnes chaque année, que de chemin parcouru par l’équipe du Comiccon de Montréal!

L’édition 2018 marquera ainsi le 10e anniversaire de cette belle réalisation! À travers les années, les équipes du Comiccon et du Palais ont développé une collaboration permettant à l’événement de prendre de l’expansion année après année jusqu’à occuper la totalité du Palais des congrès à partir de 2015, pour développer le plein potentiel de leur événement.

Et pour fêter ça, la programmation du 10e anniversaire comprend des invités de marque comme Chuck Norris et David Duchovny!

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Le Salon du livre de Montréal s’installe au Palais des congrès

Le plus important salon littéraire de la province a récemment annoncé son déménagement au Palais des congrès de Montréal en 2019. C’est avec plaisir que l’équipe du Palais accompagnera les organisateurs du Salon pour qu’ils s’approprient leurs nouveaux espaces de façon optimale afin d’offrir à leurs visiteurs une expérience à la hauteur de leurs attentes! Le Salon du livre c’est :

  • 40 éditions
  • 119 000 visiteurs en 2017
  • 2000 auteurs
  • 1000 maisons d’édition

Un site sans tracas
Avec ses 15 quais de chargement, ses ascenseurs de service à grande capacité, ses vastes salles multifonctionnelles et son expertise en expositions d’envergure, le Palais est prêt à accueillir cet événement incontournable du calendrier montréalais.

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5 faits intéressants sur le Palais des congrès de Montréal pour les promoteurs d’exposition

Les promoteurs d’exposition font face à des enjeux bien spécifiques et doivent penser à une foule de détails lorsqu’ils doivent choisir l’emplacement de leur prochain événement. Comme on aime toujours les aider, voici une liste d’items majeurs qu’ils peuvent déjà rayer de leur liste en tenant leur événement au Palais.

  1. Le Palais est situé au cœur de la ville et facilement accessible. Avec le métro et le train à proximité, en plus de 1 600 places de stationnement, c’est facile de s’y rendre pour visiter un salon!
  2. Les espaces du Palais sont vraiment polyvalents. Exposer un hélicoptère, un bassin de pêche ou installer une cuisine dans un kiosque, nos chargés de gestion d’événements ont tout vu! Les possibilités sont infinies quand on est créatif!
  3. L’équipe du Palais et ses fournisseurs officiels et exclusifs sont dédiés au succès des événements. Toutes les étapes de planification et de réalisation font l’objet d’un suivi minutieux pour nous assurer que chaque événement dépasse ses objectifs. Voilà pourquoi notre service d’accompagnement obtient un taux de satisfaction de la clientèle de 93 %.
  4. Les technologies événementielles du Palais ont été conçues pour intégrer des occasions de commandites et de publicités. Les partenaires sont bien visibles et votre budget est équilibré!
  5. Le portail client permet aux exposants de commander leurs services en ligne au moment qui leur convient. Fini l’envoi de formulaires par télécopieur. Bonjour simplicité et productivité!
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35 ans d’expositions

Le Palais des congrès de Montréal célèbre son 35e anniversaire en mai 2018. À travers les années, plus de 1400 expositions publiques et commerciales ont eu lieu au Palais, soit plus de 163 000 exposants et plus de 10 millions de visiteurs. Les retombées économiques de ces activités s’élèvent à plus de 1,8 milliard de dollars, un apport incontestable à l’économie du Québec! Pratiquement tous les sujets ont été présentés, des plus sérieux aux plus insolites, comme des encans de chevaux, le salon de l’horticulture, le salon de la salubrité et le palais des merveilles.
Les premières expositions se sont tenues le mois suivant l’ouverture du Palais en juin 1983, soit Sous-traitance Transport 1983 (exposition commerciale) et le Festival de la Photo 1983 (exposition publique). Côté longévité, plusieurs événements se distinguent par le nombre d’éditions tenues au Palais :

  • Le plus impressionnant est celui du Salon de la moto avec ses 36 éditions tenues entre mai 1983 et mai 2018
  • Le Salon de la mariée avec 34 éditions au Palais
  • Le Salon du timbre et de la monnaie à 33 reprises au Palais
  • Expo-Prestige avec 31 éditions au Palais

Sans contredit, les expositions publiques et commerciales font partie intégrante de l’histoire du Palais et ont apporté des moments inoubliables aux visiteurs.

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Succès éclatant de l’Expo Manger Santé

L’édition 2018 de l’Expo Manger Santé et Vivre vert a connu un vif succès avec 25 000 visiteurs. Chaque année depuis 2002, les amateurs d’alimentation saine et naturelle convergent vers le Palais pour découvrir les produits présentés à l’Expo.

Devant l’achalandage connu le weekend dernier, les équipes de l’Expo et du Palais s’affairent au bilan de l’événement afin de planifier la prochaine édition en fonction de cette affluence toujours grandissante.

L’Expo Manger Santé et Vivre Vert est le rendez-vous gourmand à ne pas manquer!

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De tout, pour tous les goûts!

La saison des salons publics bat son plein, de la mi-février et la fin avril, et l’année 2018 saura intéresser une foule de visiteurs de Montréal et du Québec! En fait, plus de 115 000 personnes sont attendues pour découvrir les exposants de près d’une dizaine d’événements variés.

De la moto, en passant par le VR, le plein air, la course et divers intérêts pour tous les âges et tous les styles de vie, les participants découvriront des centaines d’exposants dans une ambiance conviviale.

Dates Événement
23 au 25 février 2018 Salon de la moto 2018
1er au 4 mars 2018 Salon du VR 2018
16 au 18 mars 2018 Salon de la course à pied de Montréal
23 au 25 mars 2018 Expo Manger Santé et Vivre Vert
7 et 8 avril 2018 Salon aventure et plein air
14 et 15 avril 2018 Expo Franchise
20 au 22 avril 2018 Salon national de la femme
Salon Carrefour 50 ans et +

 

Expositions 2018
 

Les commerçants des Galeries du Palais, dont le nouveau resto-bar 3 Amigos, sont également impatients d’accueillir les visiteurs pour une bouchée ou une pause-café.

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